Doe dit samen met (een aantal mensen van) je projectteam. Bij een Stakeholdersanalyse kijk je met wie je allemaal te maken hebt en wat ieders invloed is, zowel op het project als op elkaar. Het gaat hierbij om mensen binnen én buiten de organisatie. Geef ook antwoord op waarom zij belangrijk zijn voor het project en wat zij zelf aan het project hebben. Gebruik de Persona Puzzel eventueel als inspiratie. In bestuurders over technologie in de gehandicaptenzorg, lees je hoe bestuurders uit de organisaties die meededen aan de IIG denken over innovatie.
Etappe 2: Op naar een sterk team
Voor de ingebruikname van technologie heb je een goede vertegenwoordiging nodig van de betrokkenen in je organisatie. Je stelt een projectteam op en bereikt meer helderheid over ieders rollen en taken. Daarnaast zorg je voor de eerste benodigde communicatie over het project.
Waarom is deze etappe belangrijk?
De uitvoering van een project kun je niet alleen. Je hebt écht anderen nodig om de taken te kunnen verdelen. Zowel mensen binnen als buiten de organisatie. Je profiteert daarmee niet alleen van ieders expertise en ervaring, maar creëert zo ook meer draagvlak voor het project. Daarnaast kun je zo de taken verdelen. Tijdens deze etappe ga je kijken wie de betrokkenen zijn, waarom ze belangrijk zijn en wat het project van hen nodig heeft en andersom.
Zo pak je het aan
In onderstaande omschrijving lees je hoe je etappe 2 uitvoert.
Hiervoor maak je gebruik van de 'handleiding bijeenkomst organiseren.' Naast de leden van je projectteam, nodig je ook alle andere belangrijke betrokkenen uit die je met elkaar hebt genoemd in de stakeholderanalyse. Zorg dat het verhaal van de cliënt tijdens de bijeenkomst in ieder geval aan de orde komt, bij voorkeur door de cliënt zelf of diens naaste. Vraag een gezamenlijke bevestiging van de doelstelling van je project en geef gelegenheid tot vragen. Maak samen met communicatie een sfeerverslag over de kick-off en deel dat via jullie kanalen.
Dit kun je doen met het RASCI-model dat je samen met de belangrijkste stakeholders invult. Bijvoorbeeld aansluitend op de kick-off-bijeenkomst, zodat je vanuit dat enthousiasme meteen stappen kunt maken. Het RASCI-model geeft op eenvoudige wijze inzicht in functies, taken, rollen, verantwoordelijkheden en de vervolgstappen van je project. Ook levert het een eerste overzicht op van betrokkenen die geïnformeerd moeten worden over het resultaat en het verloop. Vaak zijn dat (groepen) mensen die niet veel in het project hoeven te doen, maar wel invloed hebben op het resultaat. Vraag mensen hun rol in de RASCI ook te bevestigen, dan krijg je gelijk de onderlinge afstemming georganiseerd en zorg je ervoor dat betrokkenen ook echt eigenaarschap ervaren.
Aansluitend op het invullen van het RASCI-model, ga je nu de verschillende etappes van deze fase op hoofdlijnen doorplannen. Hang hiervoor een groot bruin papier op de muur, of maak gebruik van een online whiteboard. Vraag de mensen op geeltjes activiteiten of mijlpalen op te schrijven, met daarbij de namen van de mensen die daar, volgens hen, verantwoordelijk voor zijn. Ga na of dit overeenkomt met de rollen zoals die verdeeld zijn in het RASCI-model. De informatie gebruik je als input voor de meer gedetailleerde planning voor de komende drie tot zes maanden. Gebruik hiervoor het Format project- en activiteitenplanning.
Dit is wat je bereikt
Je zorgt met deze etappe voor toegewijde projectteamleden. Iedereen heeft helderheid over de eigen rol, eigen resultaat en hoe dat bijdraagt aan de totale doelstelling van het project. Teamleden kunnen elkaar bevragen op rollen en resultaten. Binnen de organisatie horen voldoende mensen over het project. Concrete resultaten:
- Een projectteam waarbij de rollen en taakverdeling helder zijn.
- Een geaccordeerde doelstelling waar iedereen achter staat.
- Door de ingevulde stakeholderanalyse weet je wie de belangrijke betrokkenen zijn. Zowel binnen als buiten de organisatie.
- Een eerste communicatiemoment, waarin je vertelt wat het doel is, wie betrokken zijn en wat het project oplevert voor cliënten en medewerkers.
- Een heldere en afgestemde planning.
