In een eerste bijeenkomst kom je met je projectteam bij elkaar. Daarnaast nodig je de business controller uit en, indien van toepassing, iemand van de wetenschappelijke of onderzoekscommissie. Heeft niemand bij jullie ervaring met het opstellen van een businesscase? Dan is het sterk aan te raden om een expert van buiten je organisatie in te schakelen om jullie daarin te begeleiden. Bespreek met het projectteam de voorbeelden van de maatschappelijke businesscase en de Mini-HTA. Stel gezamenlijk vast wat je doel van de businesscase is, voor wie je die maakt en wat je wilt aantonen.
Etappe 15: Bouw de businesscase
Meer levenskwaliteit, eigenwaarde en eigen regie voor mensen met een beperking. Daarvoor wil je technologie inzetten. De meerwaarde wil je aantonen door kosten en baten tegen elkaar af te wegen. In deze etappe doe je daar de voorbereidingen voor, zodat je weet wat je moet uitvragen en meten.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Door het kleinschalig uitproberen van de gekozen technologie, heb je al enig zicht op wat deze oplevert. Op het moment dat je de technologie breder wilt inzetten in jouw organisatie, stellen betrokkenen vaak vragen over de meerwaarde. Door het opstellen van een businesscase kun je de voordelen ook echt onderbouwen. Dit helpt je in gesprek met partijen als de raad van bestuur, het zorgkantoor en de afdeling inkoop. Daarnaast dwingt de businesscase om scherp te krijgen hoe belangrijk jouw organisatie deze meerwaarde vindt.
Zo pak je het aan
De voorbereidingen kun je met elkaar in 1 of 2 bijeenkomsten organiseren. Het opstellen van versie 1.0 van je businesscase kost enkele weken, afhankelijk van de snelheid waarmee je de gegevens verzamelt. Het meten van de businesscase doe je tijdens en na het traject waarin je met alle teams en locaties met de technologie aan de slag gaat. Dit zodat je na afloop een versie 2.0 kunt maken.
Je gaat verder werken met het stappenplan maatschappelijke businesscase. Hierin zijn ‘afbakenen’ en ‘vooronderzoek’ belangrijke stappen. De benodigde elementen heb je in eerdere etappes allemaal al op een rij gezet. Het bouwen van een businesscase is een enorme klus. Vooronderzoek helpt je dan ook om gebruik te maken van informatie die al beschikbaar is. Ga op zoek naar voorbeelden en eerder opgestelde onderzoeken en businesscases. Het loont vaak ook om bij het zorgkantoor na te gaan of zij relevante input kunnen delen.
In dit onderdeel (stap 3 van het stappenplan) kies je met elkaar welke kosten en baten je mee gaat nemen in de businesscase, ook wel ‘domeinen’ genoemd. Gebruik in je vooronderzoek de voorbeelden (link onder voorbeelden) van maatschappelijke businesscases en de use cases uit etappe 3 als input. Zo houd je focus op wat de gebruiker van de inzet van technologie verwacht. Kijk niet alleen naar harde kosten en baten, zoals euro’s en fte’s, maar ook naar zachte kosten en baten, zoals verlaagde werkdruk of verhoogde kwaliteit van leven.
Als je je domeinen weet, kun je de informatiebronnen gaan aanwijzen. Je leverancier en business controller kunnen bijvoorbeeld veel zeggen over de kosten in euro’s van de technologie en de fte’s die nodig zijn voor de inzet. Neem daarin ook je projectkosten mee, zoals dat ook wordt gedaan in een van de voorbeelden die genoemd staan bij de Stappenplan maatschappelijke businesscase. De zachte baten zul je moeten uitvragen bij betrokkenen. Kijk daarvoor terug naar je stakeholderanalyse uit etappe 2 en nodig de belangrijkste stakeholders uit om hierover in gesprek te gaan.
Nu kun je vragenlijsten opstellen voor de mensen die je gaat interviewen. Dit doe je aan de hand van de domeinen, de zachte baten die je verwacht, je use cases uit etappe 3 en de indicatoren waarop je de testen in etappe 10 ontworpen hebt. Een indicator kan bijvoorbeeld gebruiksgemak zijn die je aan werkdruk kunt relateren. Ook hier geldt weer dat, wanneer je de expertise niet in huis hebt om de interviewvragen op te stellen, het verstandig is om hier een expert van buiten je organisatie bij te vragen. Heb je met elkaar overeenstemming over de vragen? Leg ze dan nog eens voor aan de afdeling communicatie. Zij kunnen helpen om deze in begrijpelijke taal te formuleren.
Bepaal met elkaar wie het meten en de interviews gaat uitvoeren. Neem deze activiteiten op in je draaiboek per locatie dat je in etappe 14 hebt opgesteld. Dan wordt het onderdeel van de planning en kunnen de betrokkenen, die input gaan geven voor de businesscase, daar rekening mee houden.
Dit is wat je bereikt
Aan het einde van deze etappe heb je de reikwijdte en alle elementen voor je businesscase benoemd en voorbereid. Concrete resultaten:
- Duidelijke keuzes in en heldere formulering van de harde en zachte kosten en baten die je gaat meenemen in de businesscase.
- Vragenlijsten voor de betrokkenen die je gaat interviewen.
- In je draaiboek per locatie heb je de onderdelen opgenomen die je bij elk team of elke locatie gaat uitvoeren.
