- Heb je het projectplan ook besproken met mensen die ICT, cliënten en zorgmedewerkers vertegenwoordigen? Heb je ook daadwerkelijk hun input meegenomen in het projectplan?
- Is er een formele opdrachtgever voor je project? Heeft de opdrachtgever voldoende tijd vrij kunnen maken om met jou door het projectplan te lopen?
- Is de beschrijving van de situatie feitelijk en concreet?
Factoren die je scherp houden
Je volgt de stappen uit de etappe en maakt gebruik van hulpmiddelen. Toch kunnen er nog steeds dingen zijn die je over het hoofd ziet of vergeet. Elementen die er verderop voor kunnen zorgen dat niet alles verloopt zoals je had gehoopt. De vragen in ‘Factoren die je scherp houden’ helpen je om alles nog even goed na te lopen.
De vragen op deze pagina ondersteunen je om extra scherp te blijven op elementen als draagvlak, haalbaarheid, doelen, projectmatig werken, afbakening van je project, randvoorwaarden en input van belangrijke stakeholders. Factoren die belangrijk zijn om gewenste resultaten te behalen.
Vragen om je scherp te houden
- Hoe was de betrokkenheid op de kick-off? Was iedereen die je nodig hebt ook aanwezig?
- Waren de aanwezigen het eens met wat er werd gezegd tijdens de kick-off? Of was er sprake van weerstand? Zo ja, waar merkte je dat aan?
- Vertelde een cliënt of naaste diens verhaal op de kick-off?
- Met wie heb je de planning opgesteld? Hebben alle betrokkenen expliciet ‘ja’ tegen de planning en hun rol gezegd?
- Heb je de kans gehad om met voldoende cliënten en naasten te sparren? Dit zodat verschillende cliënten zich voldoende vertegenwoordigd voelen in de persona’s?
- Hebben cliënten en naasten de persona’s goedgekeurd?
- Zijn de functionele eisen en wensen met cliënten en zorgmedewerkers opgesteld? Zijn ze voldoende specifiek en functioneel?
- Kun je twee van de belangrijkste leerpunten noemen uit eerdere projecten en hoe je daar in dit project rekening mee houdt? Doe hetzelfde voor de succesfactoren.
- Is er overeenstemming over welke dingen wel en niet onder jullie project vallen? Is de opdrachtgever daarmee akkoord?
- Kan de ICT-afdeling uitleggen wat er nodig is in heldere en voor iedereen begrijpelijke taal?
- Kunnen ICT-medewerkers, cliënten en zorgmedewerkers in eigen bewoordingen uitleggen waarom de gekozen technologie vanuit hun oogpunt de juiste is?
- Is de leverancier in staat in heldere en voor iedereen begrijpelijke taal toe te lichten hoe een kleinschalige start eruitziet? En wat daarvoor nodig is?
- Hebben de inzichten uit deze etappe geleid tot aanpassingen in je planning? Kun je de twee belangrijkste noemen?
- Zijn het zorginhoudelijk vraagstuk, het projectdoel en beoogde resultaten in lijn met het projectplan uit etappe 1 en de functionele wensen van de cliënt?
- Welke elementen kwam je tegen tijdens het schrijven van je projectplan die in het project nog verdere uitwerking behoeven? Wie heb je daarvoor nodig?
- Is je projectgroep compleet? Hoe zijn naasten en cliënten betrokken?
- Kan iedereen uit je projectgroep nog steeds voldoende tijd vrijmaken?
- Wat wordt er aangepast in de introductie van nieuwe collega’s door dit project?
- Welke input hebben cliënten en zorgverleners geleverd voor de nieuwe processen? Hoe verliep die samenwerking?
- Hoe loopt de samenwerking met communicatie bij het opstellen van de hulpmiddelen die nodig zijn voor cliënten en zorgmedewerkers?
- Wat zijn de belangrijkste drie veranderingen ten opzichte van de oude manier van werken voor zorgmedewerkers? En voor de mensen van de ondersteunende afdelingen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de cliëntenadministratie, de servicedesk, of de afdeling die bij jullie over opleidingen gaat.
- Hoe sluit de kernboodschap van dit project aan op de kernboodschap van de organisatie? Wordt de kernboodschap ook gebruikt in de inkoopafspraken met het zorgkantoor?
- Welk doel hebben de online en fysieke ondersteuningsmaterialen? Heb je getest of dit door een ander ook zo begrepen wordt?
- Het werkt altijd goed om verhalen van cliënten en zorgmedewerkers ook daadwerkelijk door cliënten en zorgmedewerkers te laten vertellen. Is dit ook in de planning opgenomen?
- Wie train je vooraf waarin? En hoe is de begeleiding in de eerste weken van gebruik ingericht?
- Bij wie komen alle vragen binnen en door wie worden ze afgehandeld?
- Wat zijn de elementen die de deelnemers in de training en ondersteuning gaan leren om succesvol gebruik te waarborgen?
- Wat vind je het belangrijkst om te testen en waarom? Hoe kan dit uitmaken voor de cliënt en de zorgmedewerker? Zit daar verschil tussen?
- Hoe verhouden de vragen in het evaluatieonderzoek zich tot de voorgenomen resultaten en de doelen voor cliënt, zorgmedewerker en ICT?
- Welke vragen heeft de leverancier zelf over diens eigen product of dienst? Hebben ze die bij andere organisaties getest?
- Heeft de leverancier aangegeven hoe zij de testomgeving hebben ingericht met andere organisaties?
- Zijn alle ‘eigen’ ICT-systemen ook onderdeel van de testomgeving? En zo nee, is daar een logische en begrijpelijke verklaring voor?
- Welke belangrijkste leerpunten kwamen uit de integratietest? Wat betekent dat voor de toepassing van de technologie in de dagelijkse praktijk?
- Wie hebben allemaal aan het draaiboek meegewerkt?
- Kun je toelichten hoe het gebruik van het draaiboek is bevallen? Heb je het succes gevierd? Kun je voor cliënt, zorgmedewerker en ICT-afdeling een succes- en een leerpunt noemen?
- Hoe ga je het geleerde meenemen naar de volgende locaties?
- Wat zijn voor jullie organisatie belangrijke aandachtspunten in de samenwerking met de leverancier?
- Heb je het idee dat je bij de leverancier met al je vragen terecht kunt?
- Over welke elementen van de contracten hebben jullie het langst gesproken en onderhandeld en waarom? Zijn de uitkomsten daarvan goed genoeg voor jullie organisatie?
- Hoe hebben jullie de zaken opgelost die uit de integratietest naar voren kwamen?
- Is door de integratietest duidelijk geworden dat er extra menselijke handelingen nodig zijn in het gebruik van de technologie? Zo ja, wat betekent dit dan voor alle betrokkenen?
- Zijn alle zaken die per locatie moeten worden uitgevoerd goed opgenomen in het draaiboek? Zijn zorgmedewerkers daarvan op de hoogte?
- Staat er ook informatie in de businesscase die expliciet linkt naar de cliëntvraag?
- Is er ook gekeken naar tijdsinzet om het nieuwe werken voor elkaar te krijgen?
- Je hebt de baten in de businesscase opgenomen. Heb je daarin onderscheid gemaakt tussen baten voor de organisatie, de medewerker en de cliënt?
- In de verdiepende vragenlijsten: Hebben de vragen ook betrekking op de resultaten van het project en de kosten en baten die in de businesscase staan vermeld?
- Heeft iedereen weer expliciet ‘ja’ gezegd tegen de inzet voor de komende periode?
- Wat zijn de belangrijkste zaken die uit de evaluaties naar voren kwamen? Zie je daarin verschillen tussen het niveau van de organisatie, medewerker en cliënt?
- Wat zijn de belangrijkste wijzigingen in de nieuwe versie van het projectplan en draaiboek? Hoe verhouden die zich tot de leerpunten uit de eerdere fase?
- Zijn alle stakeholders nog betrokken en goed geïnformeerd? Welke positieve en negatieve feedback hebben zij in de afgelopen periode gegeven? Wat is daarvan meegenomen in het project?
- Is er een overzicht van alle vragen die gesteld en opgelost zijn de afgelopen periode? Wat leren we daarvan? Welke interventies zijn toegepast?
- Hoe worden nieuwe medewerkers in de introductie en nieuwe cliënten vanaf de intake ondersteund om de technologie goed toe te passen?
- Loopt de planning in tijd en middelen nog als verwacht? Wat zijn de belangrijkste wijzigingen en wat waren daar de aanleidingen voor?
- Hoe ontvangen de teams op locatie de ondersteuning die zij krijgen? Waar merk je dat aan?
- Is er veel maatwerk nodig voor elke locatie? Of voldoet het draaiboek voor het grootste deel?
- Bij de uitvoering in het team: Lukt het om de resultaten te halen en te evalueren?
- Heeft iedereen diens stem kunnen laten horen? Hoe zien we dat terug in de eindevaluatie?
- Zijn de leerpunten om te zetten in bruikbare acties? Hoe neem je dit mee in de structurele werkwijze voor implementatie van innovaties in je organisatie?
- Hoe was het om de afsluiting van het project te vieren?
Tip!
Heb vooral aandacht voor de vragen die voor jouw organisatie of situatie van belang zijn. Is er iets wat nog extra aandacht behoeft? Bekijk dan met wie je daarover het beste in gesprek kunt. Je kunt bijvoorbeeld in gesprek gaan met je projectteam, een van de locaties, de cliëntenraad, je opdrachtgever of een andere belangrijke stakeholder.