Toon zoekbalkToon menu

Etappe 4: Leer van je organisatie

Iedere organisatie is anders en ontwikkelt zich. Daarom is het belangrijk dat je zicht krijgt op de stimulerende en belemmerende factoren in jouw organisatie. Dat je weet hoe alles werkt en welke randvoorwaarden er nodig zijn. Hier houd je dan rekening mee tijdens de rest van je project. 


Waarom is deze etappe belangrijk?

Tijdens deze etappe leer je meer over de mensen en je organisatie. Hoe druk is het bijvoorbeeld in jouw organisatie door ander projecten en tijdelijke onderbezetting? Wat kun je leren van het succes of de mislukkingen van vorige projecten? Wat is er al bekend over de mensen en je organisatie en wat moet je nog uitzoeken? Je krijgt zo misschien niet alle antwoorden waar je op had gehoopt, maar evengoed kom je verder. Je komt zo namelijk tot een realistischere planning en kunt beter aansluiten bij wat de mensen nodig hebben om dit project succesvol te maken.  

Zo pak je het aan

In onderstaande omschrijving lees je hoe je etappe 4 uitvoert.
1. Verdiep je in je organisatie, door documenten te lezen.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de website, beleids- en procesdocumentatie en eerdere projectplannen. Ga daarbij na of je dingen kunt gebruiken die al eerder in kaart zijn gebracht, zoals bestaande leersystemen of persona’s.


2. Interview collega’s en deelnemers van eerdere projecten.

Gebruik hiervoor de Stakeholderanalyse waarmee je de betrokkenen in kaart hebt gebracht. Hieruit kies je de juiste mensen, samen met de namen van mensen die je in eerdere projectplannen hebt kunnen vinden. De interviews voer je uit met de Vragenlijst organisatie . Deze kun je uitsturen, maar het heeft de voorkeur om een gesprek te hebben in interviewvorm. Zo kun je doorvragen, bijvoorbeeld met de 5WHY, en gelijk zorgen voor betrokkenheid bij je project.


3. Toets het beeld bij je projectteam.

Creëer met je team op basis van de interviews een helder overzicht in succesfactoren, randvoorwaarden en aandachtspunten voor dit project. Stem met elkaar af wat volgens jullie in dit project wordt opgenomen en welke voorwaarden eerst geregeld moeten zijn voor de start. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderbezetting in teams, technologische oplossingen die op de locatie niet werken of de beschikbaarheid van geschreven procedures of beleidsstukken. Zijn er heel veel andere dingen die eerst geregeld moeten worden? Bespreek dan af met je interne opdrachtgever en je projectteam wat het beste moment is om écht te starten met de ingebruikname van technologie.


4. Stem met de opdrachtgever af wat wel en niet binnen het project valt.

Soms kom je tot de conclusie dat je niet alles in één project kan regelen. Een aantal te regelen zaken zijn zo groot dat je daar een apart project voor nodig hebt. Het kan zelfs zijn dat je een eerder project moet volbrengen, voordat je aan de ingebruikname van technologie toekomt. Deze stap helpt je bij het creëren van de juiste verwachtingen bij je opdrachtgever.


Dit is wat je bereikt

In deze etappe krijg je een helder beeld van de belemmerende of stimulerende effecten die jouw organisatie en omgeving op je project kunnen hebben. Je brengt deze kenmerken van je organisatie in kaart zodat je hier goed op kunt inspelen. Concrete resultaten:

  • Een heldere lijst met inzichten uit eerdere projecten en documentatie van de organisatie. 

  • Een helder overzicht in succesfactoren, randvoorwaarden en aandachtspunten voor dit project. 

  • Een bespreking van deze lijst met je projectteam en je opdrachtgever waarin je samen bepaalt of je deze meeneemt in je plan of even parkeert voor een latere periode. 


Factoren die je scherp houden

Lees verder

Ga naar de volgende etappe