Denk hierbij bijvoorbeeld aan de website, beleids- en procesdocumentatie en eerdere projectplannen. Ga daarbij na of je dingen kunt gebruiken die al eerder in kaart zijn gebracht, zoals bestaande leersystemen of persona’s. In bestuurders over technologie in de gehandicaptenzorg, lees je hoe bestuurders uit de organisaties die meededen aan de IIG denken over innovatie.
Etappe 4: Leer van je organisatie
Elke organisatie ontwikkelt zich anders. Daarom is het belangrijk dat je zicht krijgt op de stimulerende en belemmerende factoren in jouw organisatie. Dat je weet hoe alles werkt en welke randvoorwaarden er nodig zijn. Hier houd je dan rekening mee tijdens de rest van je project.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Tijdens deze etappe leer je meer over de mensen en je organisatie. Hoe druk is het bijvoorbeeld in jouw organisatie door andere projecten en tijdelijke onderbezetting? Wat kun je leren van het succes of de mislukkingen van vorige projecten? Wat is er al bekend over de mensen en je organisatie en wat moet je nog uitzoeken? Misschien krijg je niet alle antwoorden waar je op had gehoopt. Toch brengt de informatie die je wel ontvangt je hoe dan ook verder. Waarschijnlijk kom je zo tot een realistischere planning en je zult beter kunnen aansluiten bij wat mensen nodig hebben om dit project succesvol te maken.
Zo pak je het aan
Je hebt een aantal dagen lees- en voorbereidingstijd nodig, dan twee weken voor alle interviews en tot slot nog tijd om die interviews uit te werken.
Gebruik hiervoor de Stakeholderanalyse waarmee je de betrokkenen in kaart hebt gebracht. Hieruit kies je de juiste mensen, samen met de namen van mensen die je in eerdere projectplannen hebt kunnen vinden. De interviews voer je uit met de Vragenlijsten ‘Leer van je organisatie’. Die kun je uitsturen, maar het heeft de voorkeur om een gesprek te hebben in interviewvorm. Zo kun je doorvragen, bijvoorbeeld met de ‘Handleiding doorvragen’ en gelijk zorgen voor betrokkenheid bij je project.
Creëer met je team, op basis van de interviews, een helder overzicht in succesfactoren, randvoorwaarden en aandachtspunten voor dit project. Stem met elkaar af welke jullie in dit project opnemen en welke voorwaarden eerst geregeld moeten zijn voor de start. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderbezetting in teams, technologische oplossingen die op de locatie niet werken, of de beschikbaarheid van geschreven procedures of beleidsstukken. Zijn er veel andere dingen die eerst geregeld moeten worden? Bespreek dan met je interne opdrachtgever en je projectteam wat het beste moment is om écht te starten met de invoering van technologie.
Deze stap helpt je bij het creëren van de juiste verwachtingen bij je opdrachtgever. Soms kom je tot de conclusie dat je niet alles in één project kan regelen. Een upgrade van het wifi-netwerk is bijvoorbeeld zo groot dat je daar een apart project voor nodig hebt. Het kan zelfs zijn dat je een eerder project moet volbrengen, voordat je aan de ingebruikname van technologie toekomt. Deze stap helpt je bij het creëren van de juiste verwachtingen bij je opdrachtgever.
Dit is wat je bereikt
In deze etappe krijg je een helder beeld van de belemmerende of bevorderende effecten die jouw organisatie en omgeving op je project kunnen hebben. Je brengt deze kenmerken van je organisatie in kaart zodat je hier goed op kunt inspelen. Concrete resultaten:
- Een heldere lijst met inzichten uit eerdere projecten en documentatie van de organisatie.
- Een helder overzicht in succesfactoren, randvoorwaarden en aandachtspunten voor dit project.
- Een bespreking van deze lijst met je projectteam en je opdrachtgever waarin je samen bepaalt of je deze meeneemt in je plan, of even parkeert voor een latere periode. Het kan ook zijn dat jullie tot de conclusie komen om het plan nog even uit te stellen.
