Toon zoekbalkToon menu

Etappe 8: Maak je interne campagne

Tijdens deze etappe werk je een campagne uit waarmee je collega’s informeert en enthousiasmeert. Daarnaast heb je oog voor de communicatie die voor mensen buiten de organisatie is bedoeld. Bij voorkeur werk je samen met je communicatiecollega’s die tijdelijk deelnemen aan jullie projectgroep.

Waarom is deze etappe belangrijk? 

Jouw campagne draagt bij aan goede interne communicatie over wat jullie gaan doen, al bereikt en geleerd hebben. Dit zorgt voor meer verbondenheid en betrokkenheid tussen medewerkers. Hoe groter het draagvlak voor de verandering, hoe makkelijker het wordt voor jou en je team om het project uit te voeren. Daarnaast is het een krachtig instrument om al je stakeholders (intern en extern) betrokken te krijgen en te houden. Zij krijgen informatie op maat: passend bij wat ze nodig hebben en hoe ze dat het liefste ontvangen. Zo bereik je de meeste impact met je aanpak. 

Zo pak je het aan

Deze etappe kun je tijdens etappe 9, etappe 10 en etappe 11 uitvoeren. De eerste stappen kun je samen met een communicatieadviseur in een halve dag oppakken. Voor de vervolgstappen is een aantal weken uitwerktijd nodig. Daarin stem je de inhoud van het plan onder andere af met het projectteam en zoek je uit wat de bijbehorende kosten en acties zijn. Zorg ervoor dat de uitvoerenden wekelijks tijd reserveren voor de realisatie. Zo kunnen zij aan de slag nadat het plan is goedgekeurd.
1. Lees over interne communicatie.

Als je niet bekend bent met interne communicatie is het handig om je eerst even in te lezen. In het stappenplan kennisdelen, onderdeel interne communicatie wordt uitgelegd wat hier allemaal bij komt kijken. Je vindt er ook algemene informatie over hoe je kennis het beste verspreidt. Bekijk ook het webinar ‘Aan de slag met interne communicatie.'


2.Stel de kernboodschap per doelgroep op.

Een kernboodschap is eigenlijk een mini-verhaal. Het is een belangrijk onderdeel van je communicatie. De kernboodschap is een soort kapstok en zorgt ervoor dat je steeds dezelfde kern vertelt over de ingebruikname van de zorgtechnologie. Je legt daarin het verband tussen de visie van de organisatie, jullie ambitie, het vraagstuk en de oplossing. De kernboodschap is niet alleen belangrijk voor je collega’s, maar ook voor bijvoorbeeld leveranciers, trainers of vormgevers. Op pagina 16 van dit document wordt uitgelegd hoe je een kernboodschap opstelt.


3. Werk de doelgroepenanalyse uit.

In etappe 2 heb je met je team een stakeholderanalyse uitgevoerd, waarvoor je de Persona Puzzel hebt gebruikt. Daar bouw je nu op verder. Verder kun je gebruik maken van het hulpmiddel doelgroepenanalyse van ZonMw. Hierin staan behulpzame vragen en verschillende communicatiestrategieën, die je helpen deze analyse uit te voeren. Op basis van de kernboodschap, je eerdere berichtgeving in de eerste fase en de doelgroepanalyse krijg je inzicht in de informatiebehoefte en de manier waarop de doelgroepen deze graag ontvangen. Realiseer je dat de communicatiestrategie of aanpak voor een doelgroep gaandeweg kan wijzigen.


4. Werk het communicatieplan uit.

In het format communicatieplan besteed je aandacht aan de doelstellingen en resultaten van je interne en externe communicatie. Het eerste element is de algemene communicatie, die meer gericht is op de reden van het project en wat het cliënten en collega’s oplevert. Het tweede element is meer procesgericht en bevat gedetailleerde informatie over tijdslijnen en projectactiviteiten. Zo krijgen medewerkers per locatie mee wat en wanneer voor hen bepaalde zaken gaan lopen. Wanneer je beperkte tijd en middelen tot je beschikking hebt, geef dan vooral prioriteit aan de interne communicatie.


5. Werk de planning van de campagne uit.

Gebruik hiervoor het format contentkalender. Hierin staat welke content wanneer in de tijd ingezet wordt voor welke doelgroep, en via welk kanaal. Een kanaal kan bijvoorbeeld een website, nieuwsbief of bijeenkomst zijn. Neem ook de bijeenkomsten op in je kalender die je nog gaat organiseren, naast de bestaande bijeenkomsten of trainingen. Zorg dat je content bestaat uit een combinatie van ‘uitleg over de bedoeling’, ‘dit komt eraan’ en ‘dit hebben we bereikt en geleerd’. Het werkt verder goed als de contentkalender vanaf nu een vast onderdeel is van de agenda van de projectgroep.


6. Stel met elkaar de formule voor externe communicatie bij.

Als het goed is, heb je vanaf het begin al nagedacht over de formule voor externe communicatie. Zie daarvoor etappe 1: Aan de slag met je eerste idee. Ga met elkaar na of deze nog steeds klopt of bijgesteld moet worden. Zo is het belangrijk om mee te nemen wat leveranciers of andere externe partijen over jouw project willen vertellen. Bekijk welke resultaten je wil delen. Maak ook afspraken met je leverancier over wie waarover communiceert.


7. Communicatiemiddelen maken.

De communicatiemiddelen maken deel uit van de hulpmiddelen die voortkomen uit etappe 7 ‘Herontwerp je proces’  en die je gaat maken in etappe 9 ‘Ontwerp de ondersteuning’. Schrijf hiervoor basisteksten, die je in zoveel mogelijk communicatiemiddelen hergebruikt. Weet dat het enorm helpt voor de herkenbaarheid als betrokkenen in het proces dezelfde tekstelementen tegenkomen in de communicatiemiddelen, de training en de begeleiding. Benieuwd naar een voorbeeld? Laat je dan inspireren door verschillende voorbeelden van organisaties, die zorgtechnologie intern hebben geïntroduceerd.


8. Evalueer regelmatig het effect van je campagne.

Het kan zijn dat je je interne communicatie gaandeweg moet bijstellen om het draagvlak te blijven houden of te laten groeien. Daarom blijft regelmatig evalueren belangrijk.


Dit is wat je bereikt

Met de inzet van interne communicatie zet je bewuste stappen om iedereen mee te nemen in je project en duidelijk te maken welk resultaat je voor en met de cliënten en zorgverleners wilt halen. Het juiste verhaal met de juiste toon draagt enorm bij aan de projectdoelen. Concrete resultaten: 

  • Een gedegen eerste versie van je communicatieplan. 

  • Een contentkalender en activiteitenplanning. 

  • Online en fysieke materialen die je als onderdeel van je campagne of trainingen inzet. 

    Factoren die je scherp houden

    Lees verder

    Ga naar de volgende etappe