Anders roosteren: plannen in plaats van puzzelen

Ondersteuning voor beter roosteren

Het programma Waardigheid en trots voor de toekomst ondersteunt zorgorganisaties in dit proces met praktische kennis, trainingen en tools. We maken gezond en efficiënt roosteren haalbaar door inzicht in data te combineren met de juiste middelen en trainingen voor medewerkers. Lees hoe deze aanpak bijdraagt aan betere zorg én werkgeluk.

Urgentie is groot

Suzanne Hanssen is binnen ZorgConnect Limburg projectleider van de actielijn Gezond roosteren en plannen en HR-manager bij Proteion: 'Ik weet hoe wat de projectgroep doet, uitpakt in de praktijk. Er zijn veel thema's die organisaties kunnen oppakken en waarmee ze samen winst kunnen boeken.'

'Bovendien is de urgentie groot. Kijk in onze regio alleen al naar het aantal specialisten ouderengeneeskunde dat binnen 5 jaar met pensioen gaat en de stijgende zorgvraag. We moeten meer samenwerken. En het is belangrijk om die urgentie in onze regio op het netvlies te krijgen.'

Gezond roosteren en plannen

Suzanne: 'Wat Gezond roosteren en plannen betreft, was de inzet aanvankelijk: zorg dat medewerkers gelukkig zijn met hun rooster.' Iedere maand kwamen de leden van de projectgroep (digitaal) bij elkaar om het thema vorm te geven.

In die overleggen werd besproken wat en wie nodig waren om de problemen het hoofd te kunnen bieden. En wat de kosten waren. Dat leverde verschillende deelprojecten op, inclusief offertes gericht aan de stuurgroep.

Training operationeel plannen

Een van die projecten is medewerkers trainen in operationeel plannen. 'De training leidde tot bewustwording dat plannen een vak is, met name in de kleinere organisaties die hier niet iemand voor in dienst hadden. Inmiddels geldt voor alle organisaties dat er medewerkers zijn die zich het plannen eigen hebben gemaakt.'

Wat is het verschil tussen roosteren en plannen? Suzanne: 'Roosteren is puzzelen om het rooster vol te krijgen. Plannen begint met objectiveren: wat heb ik nodig op een dienst, welke cliënten zijn er, welke behoefte is er op dat moment? Daarbij kijk je naar de capaciteiten van medewerkers die je gaat plannen.'

'Op die manier kun je bijvoorbeeld voorkomen dat je overgekwalificeerde medewerkers inzet die je op andere momenten harder nodig hebt. In onze projectgroep hebben we op een gegeven moment gezegd: we gaan de operationele planning gericht op zo'n 2 maanden optillen naar capaciteitsmanagement, gericht op 1 tot 3 jaar.'

Strategische personeelsplanning

Een werkgroep van projectleiders, HR-managers en zorgmanagers legde daarom contact met de businesscontrollers in de eigen organisaties. Controllers kijken naar de zorgvraag en kosten, HR richt zich op het personeelsbeleid en het zorgmanagement kijkt onder andere naar het aantal bedden.

'Als je volgens die driehoek gaat redeneren, kom je snel uit bij strategische personeelsplanning voor een periode van 5 jaar. Maar daarvoor heb je wel data nodig', zegt Suzanne.

De werkgroep nam daarom contact op met Marcel Haverkamp van PFZW (Pensioenfonds Zorg en Welzijn) Datadiensten. Hij trad toe als mede-projectleider en ging in op de vraag om de personele ontwikkeling in data te duiden. Bijvoorbeeld in- en uitstroomgegevens, de situatie op de arbeidsmarkt, de ontwikkeling van de zorgvraag en wat dat voor de personele bezetting betekent.

Masterclass omgaan met data

Samen kijken naar de data zorgde voor een groter gevoel van urgentie. Het werd namelijk duidelijk dat er veel medewerkers nodig zijn. Ook kwam er een masterclass voor medewerkers van de organisaties over de omgang met data en het uitzetten van een HR-strategie voor de lange termijn, mede op basis van de methodiek scenario-planning.  

Tevreden cliënten en medewerkers

Hoe pakt een en ander uit in de praktijk? Suzanne: 'In begrotingen voor 2023 zie je dat organisaties bezig zijn met capaciteitsmanagement. Je ziet de zorgvraag terug, evenals aanwezige competenties, plus wat nog ontbreekt en welke interventies zodoende nodig zijn, zoals taakdifferentiatie en omscholing van personeel.'

'Dat was bij de start onze inzet, maar het is nu nog niet overal in evenwicht. Gelukkig zien we dat medewerkers en zorgmanagers die aanvankelijk sceptisch waren, nu positief zijn.'

Door Karin Burhenne