Minder administratieve lasten bij Middin met ‘Cashless’

Simpeler systeem voor dagelijkse uitgaven

Begin 2017 had Middin 148 bankrekeningen en 100 kleine kassen in gebruik. Er was één bankpas per bankrekening die in beheer was bij een budgethouder. Deze persoon -meestal een zorgmanager- kon met de pas alleen bij een winkel met pin betalen of geld ‘uit de muur’ halen. Locaties beschikten wel over contant geld, maar de boekingen leverden veel administratieve lasten op. Ze gingen dus op zoek naar een laagdrempelig systeem om betalingen te doen voor aankopen in het huishouden en de ondersteuning van cliënten.

Minder administratie met ‘Cashless’

Erica en Marja schreven een projectvoorstel met de titel Cashless. Het doel: de administratieve inrichting eenvoudiger maken en de administratieve lasten voor medewerkers verlagen. Belangrijkste punten uit het plan:

• Minder contant geld op locatie.
• Minder bankrekeningen en kleine kassen.
• Pinnen waar het kan, een factuur alleen als het moet.
• Budgethouders kunnen betalingen doen via Ideal.
• Minder kasverschillen.

Dat voorstel is goedgekeurd door de raad van bestuur. 

Makkelijk voor medewerkers

Bij zo’n verandering moet je met veel dingen rekening houden. Met praktische zaken, zoals de keuze voor een bank, afspraken over wie de pas mag gebruiken, hoe hoog het te besteden saldo is en wie de pincodes beheert. Maar ook de ‘zachte’ kant is belangrijk. Middin heeft tijd ingepland om vragen en wensen vanuit de locatie meteen te kunnen beantwoorden en om mensen te leren omgaan met het nieuwe systeem. Ze wilden het voor de medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Hun insteek: een positief effect in het primaire proces, gebruikmakend van eenvoudige en bekende systemen en geen uitbreiding van het ICT-landschap.

Regeldruk terugdringen? 

Administratieve lasten zorgen voor frustraties in de zorg. Daar gaan we wat aan doen tijdens de schrap- en snapsessies regeldruk. Samen met je collega’s ga je aan de slag om de regeldruk binnen jouw organisatie in kaart te brengen en terug te dringen. Doe mee en meld je aan voor een gratis schrapsessie.

Trots op het resultaat

Nu, ruim 2 jaar later, is Middin trots op het resultaat. De administratieve lasten zijn enorm verminderd, zowel op locaties als op de centrale administratie. Dit zijn de behaalde resultaten:

• Vrijwel alle locaties - nog 10 te gaan - zijn overgegaan naar één bank.
• Er zijn 127 bankrekeningen opgeheven en 99 kassen afgesloten.
• Er zijn 403 nieuwe bankpassen uitgegeven en in gebruik op de locaties.
• Locaties hebben computerkassa’s en pinautomaten gekregen die administratie overbodig maken.
• Middin verwacht een verlaging van de bankkosten met € 25.000 in 2019.

Werk ook mee aan minder regels

Ben je zelf bezig met soortgelijk project en wil je meer weten over de aanpak van Middin? Neem dan contact op met Marja Noordermeer via M.Noordermeer@middin.nl.

Goed voorbeeld om administratieve lasten te verminderen

Heb jij net als Middin ook een goed voorbeeld hoe je kunt werken aan minder onnodige regels? Laat het ons weten in een reactie hieronder, dan nemen we graag contact met je op voor een interview!

Lees meer over regeldruk

• Quiz registratielasten in de gehandicaptensector
• Meld je aan voor de schrapsessies
• Cartoons over regeldruk