Digitale informatieborden: Zo sluit je goed aan op behoeftes

Een informatiebord op zo’n manier inzetten zodat het aansluit bij de behoeftes van de bewoners. Waardoor zij minder afhankelijk zijn van begeleiders. Dat lukt Triade Vitree. Projectleider Erwin Pfeiffer vertelt hoe ze dit aanpakken. ‘Sluit met de informatie aan bij wat leeft. Bijvoorbeeld door te laten zien wat er ’s avonds op het menu staat.’

Erwin weet nog goed wat de aanleiding was. ‘Ik zag zo’n ouderwets prikbord op een locatie. Met een aankondiging van een bingo van drie weken geleden. En verouderde foto’s van medewerkers. Er hing zoveel op dat het nogal onrustig was. “Dit moet toch beter en anders kunnen”, dacht ik toen.’ Zo ontstond het idee om op een digitale manier te gaan informeren.

Vooral aanpak is vernieuwend

Momenteel maken meerdere organisaties al gebruik van digitale informatieborden. Erwin: ‘Wat dat betreft is het niet echt een vernieuwende technologie. Zo hebben wij gebruik gemaakt van MijnEigenPlan - Eigen Regie met Structuur en Zelfredzaamheid. Maar we vinden het wel belangrijk dat onze cliënten goede informatie krijgen die aansluit bij hun behoeften. Het is dus vooral onze aanpak die hierin vernieuwend is.’

Wat voor kleding trek je aan als naar buiten gaat?

Erwin: ‘Momenteel hebben we een informatiebord hangen op één locatie. Daar informeren we cliënten over wie er werkt en wat er gegeten wordt. Maar ook gewoon het nieuws van de organisatie. Vooral hoe je informatie presenteert is belangrijk. We laten bijvoorbeeld een plaatje van boerenkool zien als dat op het menu staat. Wanneer je erop klikt, hoor je “boerenkool”. Ook zetten we er een poppetje op met dunne of warmere kleding. Zo laten we weten welke kleding cliënten nodig hebben voor het weer buiten. Normaal moesten bewoners deze informatie altijd navragen.’

Makkelijker meedoen in de samenleving

Op het informatiebord geef je ook aan of je mee wilt doen aan activiteiten. Erwin: ‘Eerst lazen bewoners dat op het prikbord. Daarna moesten ze dat doorgeven aan de begeleider. Nu kan je op een activiteit klikken en ben je aangemeld. Een voordeel is dat je ook gelijk kunt zien wie er nog meer in de groep zitten. Het zou mooi zijn als we dat straks ook voor een aantal activiteiten buiten de organisatie regelen. Bijvoorbeeld met sportverenigingsactiviteiten. Dat maakt het ook makkelijker om mee te doen in de samenleving.’

Projectgroep

De kunst is natuurlijk om te weten welke informatie cliënten graag op het bord willen zien. Daarvoor ging Triade Vitree in gesprek met cliënten. Erwin: ‘We hebben een projectgroep gevormd. Hier zaten twee cliënten in, begeleiders van de locatie, een beleidsmedewerker en ikzelf. Uit de gesprekken met cliënten hebben we waardevolle feedback gekregen.’

Denk goed na over wat je afbeeldt

De feedback ging bijvoorbeeld over de aankondiging van de filmavond. Erwin: ‘Op het informatiebord staat daar dan een plaatje van een bak popcorn bij. Een cliënt gaf aan: “We vonden het leuk om de film te kijken. Maar er was jammer genoeg geen popcorn.” Daarom laten we vanaf nu een plaatje van de film zien. Ook hing het bord nog te hoog voor rolstoelgebruikers. Daarnaast wilden begeleiders graag plaatjes van het seizoen op het bord hebben. Maar cliënten gaven terug dat ze liever geen extra afleiding op het scherm willen.’

Andere werkwijze voor medewerkers

De tweede stap van zo’n informatiebord is dat medewerkers het ook leren gebruiken. Erwin: ‘Medewerkers moeten anders informatie leren opvragen bij cliënten. Dus niet meer met een A4'tje langs de deuren gaan. Ook dat is een leerproces. Verder zijn we aan het kijken of we cliënten ook verantwoordelijk kunnen maken voor de informatie. De cliënten worden dan eigenaar van het bord. Tot nu toe leveren vooral de medewerkers de informatie aan.’

Sluit aan bij wat leeft

Cliënten maakten wel al snel gebruik van het informatiebord. Erwin: ‘We hebben geleerd dat het slim is om juist die dingen erop te zetten die heel erg leven, namelijk: Wat wordt er gegeten? Wie werkt er? Zo maak je mensen nieuwsgierig naar wat er nog meer op het bord kan. Sommige cliënten willen de informatie graag als app op hun mobiele telefoon. Maar we willen wel dat mensen nog van hun kamer afkomen om op het bord te kijken. Dan hebben ze gelijk een stukje beweging. Het is natuurlijk wel mogelijk bepaalde informatie in appvorm aan te bieden.’

Tips van Erwin

Tijdig cliënten betrekken, dus echt kijken waar nou behoefte aan is
Betrek het management
Informeer de cliëntenraad
Zet kleine stappen. Begin eerst op één locatie. Als het je daar lukt om goed bij de informatiebehoefte van cliënten aan te sluiten, kun je verder uitbreiden. Zo voorkom je dat je allemaal dezelfde fouten maakt
Leg geleerde lessen vast. Zo gaan wij de geleerde lessen vastleggen in een factsheet voor andere locaties. Hierin vinden zij ook de informatie: 'Dit kost het, maar dit levert het jullie op'

Over Begeleiding à la carte

Deze aanpak is ontwikkeld in het vernieuwingstraject Begeleiding à la carte van Volwaardig leven [2019-2021] van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Zorgaanbieders werkten aan hun eigen aanpak voor vernieuwing van persoonsgerichte zorg in de gehandicaptensector.