Samenwerking met informele zorgers raakt ook de backoffice

Karin de Vries wil best eerst vertellen wat de functie business analist inhoudt. 'Als er een verandering gaat plaatsvinden in de organisatie, zoals nu bij 'Samen zorgen', brengt de business analist het proces in kaart: waar willen we heen, wat zijn de risico’s die we tegen kunnen komen en hoe gaan we daarmee om. Voor de inzet van informele zorg was bij Alliade nog geen proces beschreven. Inmiddels zijn we anderhalf jaar verder en hebben we heel veel stappen gezet.'

Hoe breng je zo’n proces dan in beeld? 

'Je begint te redeneren vanaf het begin', vertelt Karin. ‘Mensen moeten zich als informele zorger kunnen aanmelden en dat moet verwerkt worden in de systemen zoals we dat ook bij reguliere medewerkers doen. Als een reguliere medewerker wordt aangenomen, gaan veel dingen in het systeem automatisch. Ze kunnen dan van alles zelf regelen via de interne portal. Voor informele zorgers moest er een externe portal komen. De informele zorgers zitten als het ware in de tuin en niet in de woning, maar ze moeten wel toegang hebben tot de woning. Daar hebben we een apart systeem voor gebouwd. In Nederland lopen we hiermee voorop.'

Eigen Alliade-account

De informele zorger krijgt daarbij, anders dan de vrijwilligers, een eigen Alliade-account. 'Via dat account kunnen informele zorgers mailen, reiskosten declareren en inloggen op het leerplein', aldus Karin. 'Later zullen ze ook beschikbaarheid voor klussen kunnen aangeven en roosters inzien. En dan heb je dus met meerdere afdelingen en mensen te maken: de afdeling HR, de afdeling Planning, leidinggevenden, noem maar op. De samenwerking met de informele zorgers raakt de hele organisatie.'

Op de vraag hoe lang het heeft geduurd voordat het systeem voor informele zorgers stond, zegt Karin: 'Lang. Het kost gewoon veel denkwerk. Zo willen we de informele zorgers op de planborden hebben, maar niet tussen de reguliere medewerkers, want dan worden de planborden te groot en onoverzichtelijk. Dus moet er een apart planbord komen. Verder moesten we een oplossing bedenken voor de kostenplaats van informele zorg. Nu hebben we aan het kostenplaatsnummer per locatie 'IZ' toegevoegd, dat staat voor Informele Zorg. Ook de e-mailadressen van de informele zorgers beginnen met IZ, zodat we heel gericht deze mensen kunnen benaderen. Je komt van het één in het ander. Bij iedere oplossing moeten we bedenken: Als we dit hier doen, wat doen we dan daar?'

Alle disciplines aan tafel

Al dat denkwerk deed Karin niet alleen. 'Er is een projectgroep opgezet met mensen die verstand hebben van workflows, functioneel beheer, financiën en zorg. Je moet een groep hebben met mensen die van punten en komma’s weten. Het is wezenlijk dat je van alle disciplines mensen aan tafel hebt die verstand hebben van de inhoud. Zij trekken er dan wel weer de mensen bij die zíj́ nodig hebben. Het is echt teamwerk. De uiteindelijke bouw van de externe portal hebben we uitbesteed, omdat we er op dat moment geen tijd voor hadden. Maar inmiddels zijn we zo goed ingevoerd in de materie dat ik zeg: de bouw kunnen we verder in huis doen.'

Het systeem voor de informele zorgers is net in gebruik genomen, de impact moet nog blijken. 'Iedereen die zich nu aanmeldt wordt een informele zorger en krijgt een IZ-overeenkomst. Maar we hebben nog 1200 vrijwilligers die nog niet in dit portaal zitten en een andere overeenkomst hebben dan de informele zorger. Hoe gaan we daarmee om? De uitdaging is om deze mensen mee te nemen in de omslag.'

Kloppend tot achter de komma

Karin kijkt intussen met trots naar wat ze met de projectgroep heeft neergezet. 'Er staat een portaal waar de informele zorger zich kan aanmelden en er wordt een leerplein ingericht voor hen. Verder werken we aan toegang voor de informele zorger tot andere systemen. In de praktijk moet blijken of alles werkt zoals we het bedacht hebben. Lukt het de informele zorgers met het systeem te werken, ook als ze niet zo digitaal vaardig zijn? Als dat zo is, dan ben ik helemaal trots.'

Vanuit de ervaring die Karin opdeed in haar rol als business analist heeft zij tips voor andere organisaties: 'Zorg voor een kundige projectleider en een projectgroep met de juiste disciplines aan boord, maak tijd in de agenda’s vrij en zorg dat je een goed plan hebt. Je moet weten welke kant je uit wilt, wat je wilt met en voor de informele zorger in je systemen. Want het moet kloppen, tot achter de komma. Met de ICT ben je het eerste contact met de informele zorger. Als het niet goed gaat kunnen mensen zo afhaken. Je wilt dat mensen zich voelen als in een warm bad, dat zit ‘m ook in goed werkende systemen.'

Ga aan de slag

• Lees meer over de vernieuwende zorgaanpak van Alliade.
• Op deze pagina vind je twee handige hulpmiddelen voor de praktijk: het ecogram en de praatplaat over informele zorg.