Knelpunten oplossen door je in te leven in een ander
Een knelpunt oplossen vergt vaak heel wat tijd en energie. Want bij de meeste knelpunten zijn meerdere disciplines betrokken. Inzicht in elkaars rollen en standpunten helpt bij het vinden van een oplossing. Vilans bedacht een handige methode om je in te leven in een ander: ‘In de schoenen van…’ Tijdens een Ontregelcafé gingen de deelnemers met de methode aan de slag.
Een methode om met en van elkaar te leren
‘In de schoenen van…’ is een methode om van én met elkaar te leren. ‘Het is een methode van bewustwording, je krijgt inzicht in de rollen en standpunten van je collega’s’, legt Annemieke van der Schaft, adviseur bij Vilans, uit. ‘Met “In de schoenen van…” breng je ieders rol in het werkproces in kaart. Kies deze methode dus als je tegen een knelpunt aanloopt waarbij meerdere disciplines betrokken zijn.’
Een sessie ‘In de schoenen van…’ duurt ongeveer een uur, onder leiding van een neutrale gespreksleider. Er kunnen maximaal 8 collega’s van verschillende disciplines aan meedoen. Elke deelnemer doet van tevoren een voorbereidingsopdracht.
De voorbereiding
De voorbereidingsopdracht zoomt in op de eigen rol. ‘Stel je bent verpleegkundige’, vervolgt Annemieke. ‘Wat is dan jouw rol in dit werkproces? Bij de methode zit een handige template met vragen die helpen om je eigen rol te beschrijven. Zoals: Hoe helpt dit werkproces jou in je werk? Maar ook: Hoe belemmert dit werkproces jou in je werk? Het doel van de voorbereidingsopdracht is bewustzijn creëren over de eigen rol. Tegelijkertijd is het een hulpmiddel voor de collega die straks in jouw rol gaat kruipen. Neem de uitgewerkte voorbereidingsopdracht dus mee naar de sessie!’
Stappen van de werkvorm
Stap 1 - Stap 2 - Stap 3
Annemieke beschrijft de stappen van ‘In de schoenen van…’. In stap 1 licht de gespreksleider (het knelpunt in) het werkproces nog even kort toe. ‘Zodat alle deelnemers het goed op hun netvlies hebben.’ Vervolgens – stap 2 – stelt iedere deelnemer zijn of haar rol voor. ‘Deel hierbij ook de kernboodschap die je tijdens de voorbereidingsopdracht hebt geformuleerd.’ In stap 3 verdelen de deelnemers de rollen. ‘Je kunt de deelnemers zelf laten kiezen of de gespreksleider beslist. Bijvoorbeeld door te zeggen “iedereen neemt de rol van zijn rechterbuurman”.’
Het echte inleven
Stap 4
Bij stap 4 begint het echte inleven: de deelnemers verplaatsen zich in de rol die ze in stap 3 hebben gekregen. Annemieke: ‘Om deze fase te bekrachtigen verplaatsen de deelnemers zich ook fysiek. Ze gaan zitten op de plek van de ander.’ De deelnemers kijken of de rol die ze hebben voldoende duidelijk is. Hier komen de voorbereidingsopdrachten goed van pas! Als het nodig is kunnen ze verdiepende vragen stellen. Vervolgens beantwoorden ze voor zichzelf een aantal vragen: Hoe voelt het om deze rol te hebben? Wat is het belang van de ander in dit knelpunt? Waar loopt de ander tegenaan? Wat zou de ander beter of anders willen?
Een goed gesprek
Stap 5 - Stap 6
Stap 5 is het moment waarop de deelnemers een goed gesprek met elkaar gaan voeren. ‘Startpunt van het gesprek zijn de vragen die de deelnemers net beantwoord hebben’, licht Annemieke toe. ‘De deelnemers vertellen welke antwoorden ze hebben gevonden. En welke inzichten ze hebben opgedaan over de situatie van de ander.’ In stap 6 keren alle deelnemers weer terug in hun eigen rol. En gaan ze dus ook letterlijk terug naar hun eigen stoel.
Reflectie en actiepunten
Stap 7 - Stap 8
Dan is het tijd voor reflectie: stap 7. De gespreksleider stelt vragen als: Hoe was het om te horen hoe een ander jouw rol ervaart? Wat viel je op? Heb je hier iets aan? In stap 8 benoemen de deelnemers acties die het werkproces kunnen verbeteren. Ze schrijven deze op, mét een actiehouder en tijdspad. ‘Wat nu nog ontbreekt, is het perspectief van de bewoner of cliënt’, zegt Annemieke. ‘Dat kan stap 9 zijn, een tweede ronde waarin alle deelnemers zich inleven in de rol van de cliënt.’
Elkaars belangen begrijpen
Na deze introductie gaan de deelnemers aan het Ontregelcafé zelf met de methode aan de slag. Simone van Vugt, adviseur bij Vilans, vat nog even kort het doel van ‘In de schoenen van…’ samen: ‘Het is een werkvorm om elkaars belangen te begrijpen en inzicht in elkaars rol te krijgen, zodat je samen een oplossing kunt bedenken. “In de schoenen van…” is vooral bruikbaar als je al bezig bent met ontregelen, maar merkt dat het niet zo goed loopt. Het is een verdiepingsvorm. Want als je écht in iemands schoenen gaat staan, kijk je er toch anders tegenaan.’ Ze heeft nog een tip bij stap 7: ‘Ga naar je gevoel! Het doel is dichter tot elkaar komen. Als je een ander écht begrijpt, ben je sneller bereid je eigen werkwijze aan te passen.’
Bewust de tijd nemen
Ook al is de casus fictief, de deelnemers aan het Ontregelcafé vervullen hun rollen vol overtuiging. Ze zijn enthousiast over de werkvorm. ‘Ik vind het leuk om me op deze manier in te leven’, zegt een deelnemer. ‘Maar het liefst zou ik willen dat deze werkvorm niet nodig is. Omdat we ons altijd proberen in te leven in de ander.’ ‘Maar daar is niet altijd de tijd en focus voor’, zegt een ander. ‘Daarom voelt deze methode goed. Je neemt er bewust tijd voor en hebt er van tevoren over nagedacht. Dan kom je haast vanzelf tot het goede gesprek. In een gewoon overleg lukt dat meestal niet.’
Concrete acties
Tips hebben de deelnemers aan het Ontregelcafé ook. Meerdere deelnemers geven aan dat ze het ontzettend leuk en helpend vonden om zichzelf in een andere rol voor te stellen. Noodgedwongen in dit Ontregelcafé, waar met een fictieve casus werd gewerkt, maar misschien leuk om toe te voegen aan stap 4 of 5. ‘Je kunt ook iedere deelnemer vragen om een attribuut mee te nemen, zodat collega’s zich makkelijker in hun rol kunnen inleven’, voegt een ander toe. ‘In de zorg staan we altijd in de actiestand’, besluit een deelnemer. ‘We willen geen tijd verdoen. Maak dus goed duidelijk dat deze methode tot concrete acties leidt. Geef de gespreksleider ook mee dat het belangrijk is dat de deelnemers toekomen aan deze stap.’
Ontregelblik
‘In de schoenen van…’ is onderdeel van de ‘OntregelBlik’ dat Vilans het voorjaar van 2022 lanceert: een bundeling van werkvormen, kennis en inspiratieverhalen. Hiermee kunnen organisaties zelf aan de slag met het terugdringen van regeldruk.