Incidenten melden

Wanneer moet ik een melding doen?

Wat is verplicht?

Een incident meld je altijd intern. Wanneer je kunt leren van een incident, omdat in de zorgverlening iets niet goed is gegaan, meld je het incident in het Veilig Incidenten Melden (VIM) of het Melding Incidenten Cliënten (MIC)-systeem. Bij een incident dat nadelige gevolgen heeft voor de cliënt, of dat in de toekomst kan hebben, maak je altijd een melding in het zorgdossier.

1. Een calamiteit
2. Geweld in de zorgrelatie
3. Ontslag bij disfunctioneren

Wat hoeft niet?

Bij geaccepteerde risico’s is een melding alleen zinvol als je ervan kunt leren. De vraag is dan: is hier sprake van een vermijdbare situatie die de kwaliteit van de zorg raakt? Is het antwoord nee, dan hoef je ook geen melding te doen. Wanneer een cliënt met een geaccepteerd valrisico bijvoorbeeld over het snoer van de stofzuiger valt, is er sprake van een vermijdbare situatie en maak je wel een melding

Waarom moet ik melden?

Het belangrijkste doel van het melden van incidenten en calamiteiten is om ervan te leren. Wat er is gebeurd en wat kun je doen om de kans dat het weer gebeurt, te verkleinen of te voorkomen. Voor de organisatie is het belangrijk om trends te kunnen volgen en hier beleid op te maken. Uiteindelijk is het doel om de kwaliteit van zorg te verbeteren

Er zijn verschillende manieren om te leren van ongewenste uitkomsten, zoals:  

• Leren van incidenten binnen de VIM.
• Leren van complicaties door complicatiebesprekingen.
• Leren van calamiteiten door calamiteitenonderzoek.
• Leren door intervisie met je team of in een multidisciplinair zorgteam.

Het melden van calamiteiten bij de IGJ is een verplichte externe toetsing. De IGJ verwacht van de zorgaanbieder dat deze het incident en de calamiteit zelf zorgvuldig onderzoekt en de IGJ beoordeelt het calamiteitenonderzoek en de uitkomsten hiervan. Bij incidenten kijkt de IGJ onder andere naar hoe de incidenten worden besproken in de teamoverleggen.

Tip: Leg dit in de verslaglegging vast. Hierbij kijkt de inspectie ook steeds meer naar het lerend vermogen van de zorgaanbieder. Dat draagt bij aan een zorgvuldig leerproces. 

Bij intervisie deel je met elkaar wat er minder goed is gegaan, wat je moeilijk vond, wat een uitdaging was of een probleem. Met als doel om er met elkaar van te leren. Wat kun je als zorgverlener bijvoorbeeld leren van de cliënt en de situatie? Denk ook aan het delen de briljante mislukkingen; dingen die je al hebt geprobeerd, die niet zijn gelukt, maar wel weer nieuwe inzichten opleverden. Dit draagt bij aan een leercultuur in de organisatie en kan de angst doorbreken om iets fout te doen.

Hoe doe ik een melding?

In de Wkkgz staat dat je elk incident opneemt in het systeem van Veilig Incident Melden, met als doel het incident met elkaar te bespreken en daarvan te leren. Hoe dit systeem eruit ziet bepaalt een zorgorganisatie zelf. De organisatie kan gebruik maken van bestaande systemen, maar kan ook op een eigen manier registreren (zolang persoonsgegevens niet onnodig worden vastgelegd en goed worden beschermd). Dit ligt allemaal vast in de interne procedure. 

Als een incident merkbare gevolgen heeft voor de cliënt (nu of in de toekomst) maakt de zorgverlener ook een aantekening in het cliëntdossier. Daarbij schrijft hij de aard, de toedracht en het tijdstip van een incident. De namen van de direct betrokken moeten daarbij voluit opgeschreven worden. De cliënt krijgt op verzoek een afschrift van deze aantekening in het dossier. 

Wie doet de melding?

Bij een incident doet de betrokken zorgverlener een melding bij de zorgaanbieder. De interne procedure van de organisatie beschrijft bij wie de melding terecht moet komen en wie de verantwoordelijkheid heeft om het incident te registreren. Bij calamiteiten is de zorgaanbieder of de zelfstandig werkende zorgverlener verplicht een melding te doen bij de IGJ. Vind je dat een gebeurtenis bij de inspectie gemeld moet worden, maar doet de bestuurder dat niet? Ga hierover dan in gesprek. Als dat niet helpt, kun je een ‘andere melding‘ doen bij het Landelijk Meldpunt Zorg. Anoniem melden kan ook. 

Hoe wordt de melding verwerkt?

Wie doet er iets met de melding? 

Wie er verantwoordelijk is voor het verwerken van de melding, kan per organisatie verschillen. Dat kan de kwaliteitsmedewerker zijn, maar ook een andere functionaris. Dit staat beschreven in de interne procedure. De verantwoordelijke functionaris beoordeelt de melding en adviseert de teamleider en zorgprofessionals over het vervolg.  

Deze medewerker heeft ook een rol in het analyseren van alle meldingen, op individueel niveau en op team- en organisatieniveau. Dit kan per maand, kwartaal of jaar gerapporteerd worden. Uit deze rapportages kunnen trends gehaald worden. Zo kan de organisatie hierop bijsturen of een beleid maken. De verantwoordelijke functionaris deelt de rapporten ook met de teamleiders. Zij kunnen dit bespreken in hun teamoverleggen.

Hoe wordt de melding teruggekoppeld?

Wie doet de terugkoppeling?

Als de verantwoordelijke functionaris een interne melding heeft geanalyseerd en verwerkt, geeft hij hierover een terugkoppeling aan de melder. Tijdens de terugkoppeling wordt besproken wat er met de melding is gedaan en wat er is geleerd van het incident. Deze terugkoppeling kan zowel schriftelijk als mondeling plaatsvinden of via het digitale meldsysteem zelf. Hoe binnen de organisatie de terugkoppeling wordt georganiseerd, staat beschreven in de interne procedure voor (veilig) incidenten melden.

Belang van de terugkoppeling

Zonder terugkoppeling van een interne melding, kan de melder denken dat er niets met zijn melding is gedaan. Hierdoor ervaart hij de melding als administratieve last. Daarom is het belangrijk dat de terugkoppeling bij de melder (en betrokken collega’s) terechtkomt.

Periodiek bespreken

Zoals gezegd is het doel van melden om ervan te leren. Daarom is het belangrijk de genoteerde incidenten op vaste momenten te bespreken. Het gaat daarbij niet om het aanwijzen van een schuldige of het benadrukken van fouten, maar om wat je kunt leren van het incident. Aan het einde van de bijeenkomst leg je vast wat de conclusies waren en wat jullie gaan doen ter verbetering. Die acties voer je vervolgens uit. Ook het effect daarvan leg je weer vast.