Toon zoekbalkToon menu

Wat maakt iemand een goede kwartiermaker?

Een kwartiermaker heeft een belangrijke rol om zorgorganisaties innovatiever te maken: hij is voortrekker bij het invoeren van technologie. Voor de Innovatie-impuls is de kwartiermakersfase afgerond, een mooi moment om de geleerde lessen te delen. Waar moet een goede kwartiermaker aan voldoen?


Veertig organisaties zijn met de Innovatie-impuls gestart om de inzet van technologie te versnellen in de gehandicaptensector. Dit doen zij onder andere door hun kennis te delen met andere organisaties. Zo ook deze zeventien eigenschappen van een goede kwartiermaker.

Adviseurs en kwartiermakers aan het woord

Voor dit interview hebben we gesprekken gevoerd met twee kwartiermakers en twee adviseurs die hen begeleidden:

  1.  Tragel doet mee aan de Innovatie-impuls om te kijken hoe zij het slapen van hun cliënten kunnen verbeteren. Marjan Hurkmans, adviseur van Vilans, begeleidde kwartiermaker Eva van Harn hierbij.

  2.  Ipse de Bruggen wil cliënten helpen bij het tijdig ondervangen van spanningen die zij voelen. Zij ontwikkelen een zorgproces waarbij een app cliënten helpt om hier inzicht in te krijgen. Simone Heilijgers, adviseur van Vilans, begeleidde kwartiermaker Radzies Wagenvoorde hierbij.

Zeventien eigenschappen van een goede kwartiermaker

1. Weet draagvlak te creëren

Adviseur Marjan Hurkmans: ‘Kwartiermaker Eva van Harn heeft een kerngroep samengesteld bij Tragel. Dat werkt heel goed. Hierdoor creëerde ze draagvlak en gingen medewerkers meedenken en meedoen. Ze werden enthousiast.’

Medewerkers die overkoepelend kijken zijn waardevol

Eva: ‘Ik heb aan eerste begeleiders gevraagd of zij mee wilden doen met de kerngroep van het project. Dit heeft mij erg geholpen omdat ik nieuw was in de organisatie. Eerste begeleiders zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van zorg bij Tragel. Ze kunnen een stapje hoger zetten om overkoepelend te kijken naar de kwaliteit van zorg binnen hun team en op de afdelingen. Van het begin af aan was hun input heel waardevol.’

2. Zet mensen in hun kracht

Kwartiermaker Radzies Wagenvoorde: ‘Bij Ipse de Bruggen zijn we met de inzet van de app Signaleren begonnen. Een psychomotorische therapeute wees ons op de meerwaarde hiervan. Samen met de gedragsdeskundige heeft deze therapeute een coördinerende rol gekregen. Ik ondersteun ze daarbij. Dat werkt goed: ze groeien er enorm van. En op hun beurt sporen zij weer andere professionals aan.’

Wat heeft de kwartiermaker nodig van de organisatie?

  • Draagvlak: laten zien dat zij dit ook belangrijk vinden door het uittrekken van tijd en andere benodigde middelen.
  • Mensen vanuit de organisatie die met je mee kunnen denken. Vaak gebeurt dit in de vorm van een project- of kernteam.
  • Project- en procesvolwassenheid waarbij taken en rollen duidelijk zijn. Anders strandt een veranderproces al snel.

3. Werkt faciliterend

Eva: ‘Ik heb de input uit de kerngroep in kaart gebracht, zodat de kerngroepleden daar niet zoveel werk aan hadden. Zij hadden het ook superdruk, dus ik maakte het hen zo makkelijk mogelijk. Ik heb ook geholpen bij het opstellen van een beslisdocument. De kerngroepleden hebben daarvoor de input geleverd en vervolgens meegelezen. Wanneer je je als kwartiermaker faciliterend opstelt, zijn kerngroepleden vervolgens ook weer bereid om meer te doen.’

4. Creëert bewustwording

Radzies: ‘Innovatie binnen een organisatie heeft maar voor een klein gedeelte echt met techniek te maken. Het merendeel in innovatie gaat over mindset, gedragsverandering en vergroten van bewustwording. Bewustwording creëer je door mensen goed mee te nemen. Een organisatie overweegt bijvoorbeeld om een robot in te zetten. Daar zitten positieve en negatieve aspecten aan. Door dit samen in een sessie te onderzoeken maak je het minder nieuw en eng. Zo kun je met elkaar kijken: “What’s in it for me?” Je maakt innovatie hierdoor tastbaarder waardoor je kunt enthousiasmeren.’

5. Weet de juiste hulptroepen in te schakelen

Marjan: ‘Een goede kwartiermaker weet wanneer hij welke hulptroepen moet inschakelen. Zo hebben we bij Tragel een klantreis georganiseerd om te kijken waar cliënten allemaal tegenaan lopen bij het slapen. De kwartiermaker heeft toen iemand van de facilitaire dienst uitgenodigd. Deze medewerker gaf aan dat er oplossingen zijn om de gehorigheid van de huizen te verminderen en dat hij daarbij kon helpen.’

Wie moet ik betrekken en waarom?

Adviseurs Simone Heilijgers: ‘Een goede kwartiermaker weet inderdaad mensen te verbinden aan situaties en dingen die moeten gebeuren. Dat vraagt om een kwartiermaker die zichzelf steeds afvraagt: “Wie moet ik betrekken en waarom?”’

6. Zoekt partnership en samenwerking

Radzies: ‘Het werkt goed om zowel binnen als buiten de organisatie mensen goed te betrekken. Zo willen zorgmedewerkers zorgen en de kwaliteit van zorg verbeteren. Door hen te betrekken ga je ook op die manier naar technologie kijken. Binnen de organisatie betrek je alle professionals, van begeleiders tot aan de raad van bestuur. Buiten de organisatie nemen wij als Ipse de Bruggen deel aan innovatienetwerken, landelijke netwerken en wisselen we regelmatig uit met collega-organisaties. We hebben bijvoorbeeld ook contact met commerciële bedrijven.’

Wat heeft de kwartiermaker nodig van de adviseur?

Een kwartiermaker zijn is geen makkelijke opgave. Dan is het fijn als iemand van buiten de organisatie jou begeleidt. Dit hebben Eva van Harn en Radzies Wagenvoorde als prettig ervaren bij het samenwerken met een adviseur:
  1. Kunnen sparren.
  2. Het kritisch meelezen van documenten, zoals het beslisdocument.
  3. Helpen met het verdiepen van het vraagstuk en komen tot de kern.
  4. Een mindset die ruimte biedt voor flexibiliteit en begrip naar de ander.
  5. Het goed in kaart brengen wat je voor elkaar kunt betekenen. Dat vraagt om kwetsbaarheid, openheid en een beetje lef.

7. Is onderzoekend wanneer dat nodig is

Simone: ‘Je wilt graag dat mensen hetzelfde beeld hebben bij wat is afgesproken. Dat vraagt om een goede verkenning. Een goede kwartiermaker vraagt zich bijvoorbeeld af of iedereen iets op dezelfde manier heeft begrepen wanneer er iets is besproken. Een voorbeeld: soms zeggen twee mensen schijnbaar twee verschillende dingen. Maar na een verkenning van de kwartiermaker blijkt dan dat die twee mensen hetzelfde bedoelen.’

8. Is sociaal vaardig

Simone: ‘Een goede kwartiermaker is een makkelijke prater, ingegeven vanuit kennis en ervaring. Ook is hij toegankelijk voor andere mensen. Hij luistert goed naar anderen en vraagt door. Ook al weet hij het antwoord wel, hij zal alsnog blijven bevragen, ook om bewustzijn te creëren. Als hij zelf een antwoord niet weet, dan is hij daar eerlijk over. Zo van: “Dat weet ik nu even niet, maar dat ga ik voor je informeren.”’

Diplomatiek, maar ook het gesprek aan durven gaan

Simone: ‘De kwartiermaker weet daarnaast goed op verschillende niveaus zijn weg te vinden. Ook heeft hij kennis van verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Hij is diplomatiek, maar durft ook het gesprek aan te gaan als het nodig is. Hij weet dus te laveren tussen die twee.’

9. Kijkt integraal en naar het gehele plaatje

Radzies: ‘Het is belangrijk om niet alleen naar de technologie, maar naar het algehele plaatje te kijken. Wat betekent innovatie voor de strategie? Voor de organisatie? Waar zitten mensen mee? Je moet van tevoren goed snappen hoe het eindresultaat eruit gaat zien. Het helpt daarbij om in een helicopterview te kunnen kijken. Verder is het belangrijk om een langere integrale visie te ontwikkelen. Binnen zorgorganisaties wordt er vaak gedacht in een kortetermijnoplossing voor een probleem. Terwijl zorginnovatie zoveel meer is dan dat.’

10. Kan goed zien wat er gebeurt in het proces en pakt de regie

Marjan: ‘In het proces gebeurt er altijd veel, zeker bij een groep. Dat vraagt om oplettendheid. Zo bespraken we een keer een technologielijst met de betrokken medewerkers binnen Tragel. We wilden bekijken of we oplossingen hadden voor bepaalde vraagstukken. Maar de groep ging alle kanten op en begon bijvoorbeeld over andere doelgroepen te spreken. Een goede kwartiermaker neemt dat waar en pakt vervolgens de regie.’

11. Heeft oog voor kennisniveau en competentie

Radzies: ‘We zijn ook met de zorgsector in een transitie beland. Denk bijvoorbeeld aan de financiële transitie, de impact van technologie en de behoefte om strategisch en tactisch naar problemen te kijken. Er worden meer competenties gevraagd van leidinggevenden en zij krijgen te maken met complexere situaties. Daarom is het als kwartiermaker belangrijk om rekening te houden met de proces- en projectvolwassenheid van de organisatie en de juiste interventies op te zetten om samen doelen te halen. Waarbij de volgende vragen worden gesteld: Hoe ga je mensen meekrijgen? Hoe zet je stappen in de juiste richting? En hoe ga je je mensen dusdanig ondersteunen dat je ze ook mee kunt krijgen?’

12. Weet het plan goed op papier te zetten

Marjan: ‘Het goed kunnen opschrijven van het plan van aanpak is heel belangrijk. Dan krijg je namelijk sneller commitment bij het bestuur. Een manager moet bijvoorbeeld weten: Wat levert dit mijn organisatie op? Wat gaat dit kosten? Wat is de toegevoegde waarde? Wat vinden cliënten en medewerkers hier nu van? Het is belangrijk om in zo’n plan meerdere perspectieven mee te nemen. Daarnaast moet je goed de context in kaart weten te brengen. Deze biedt aanknopingspunten voor het implementatieplan.’

13. Spreekt verwachtingen uit naar de betrokkenen

Marjan: ‘Het is belangrijk om steeds alert te zijn op de commitment van de mensen die je betrekt. Is jouw verwachting in lijn met hoe de betrokken mensen dit zelf zien? Om dit helder te krijgen, helpt het om verwachtingen uit te spreken. Een goede kwartiermaker spreekt bijvoorbeeld naar een manager uit wat hij van hem nodig heeft. Hij durft hierover het gesprek aan te gaan.’

Ook als kwartiermaker aan de slag?

Dit zijn de tips van de adviseurs:
  1. Investeer echt tijd in het goed ophalen van de vraag of de behoefte van de cliënt. Is dat lastig? Doe het dan samen met naasten.
  2. Begin klein bij het uitproberen. Denk bijvoorbeeld aan twee tot vier cliënten.
  3. Pak het op kleine schaal uitproberen gedegen aan. Er is wel een structuur rondom het uitproberen nodig. Heeft een cliënt bijvoorbeeld een app uitgeprobeerd? Organiseer dan een gesprek met de begeleider over hoe het is gegaan.
  4. Stel een relevant projectteam samen waarin de organisatie zo breed mogelijk is vertegenwoordigd.
  5. Ga in gesprek met de raad van bestuur. Vraag hen naar de ideeën die zij hebben.
  6. Betrek relevante stakeholders en belanghebbenden op het juiste moment. Betrek de communicatieafdeling bijvoorbeeld al vanaf het begin.
  7. Investeer in het opdoen van kennis over de technologieleverancier. Ga in gesprek. Ga na of de technologie ook echt geschikt is om te gebruiken. Kan de leverancier bijvoorbeeld voldoende ondersteuning bieden wanneer er veel meer cliënten gebruik gaan maken van de app?
  8. Als je iets niet weet, schakel dan hulp in. Het is altijd oké om hulp te vragen.
  9. Breng goed in kaart hoe de organisatie in elkaar zit. Hoe zit bijvoorbeeld de ict-infrastructuur in elkaar? Welke thema’s spelen een rol? Welke ruimte is er om met technologie aan de slag te gaan?
  10. Betrek de zorgkantoren en houd ze op de hoogte.
  11. Maak technologie aantrekkelijk voor cliënten. Laat ze de mogelijke meerwaarde van een technologie ook echt ervaren. Samen met de begeleider, naaste, gedragsdeskundige of therapeut.

14. Praat mensen regelmatig bij

Eva: ‘Het werkt goed om alle betrokkenen zoveel mogelijk op de hoogte te brengen. Niet iedereen heeft een actieve bijdrage. Maar het is belangrijk dat je die mensen in ieder geval af en toe even bijpraat. Zo weten zij wat er speelt en dat zorgt automatisch voor betrokkenheid.’

15. Deelt wat er leeft in het in het veld

Eva: ‘Ik ben namens de kerngroepleden naar een aantal Vilans-bijeenkomsten geweest voor de Innovatie-impuls. De kerngroepleden hadden hier gewoon de tijd niet voor. Toen ik was geweest, heb ik de input aan hen teruggekoppeld. Zo weten zij ook wat er leeft in het veld. Binnenkort organiseert Vilans trouwens een webinar. Voor kerngroepleden is het makkelijker om daarbij te zijn. Dus dat gaat lukken.’

16. Beschikt over de juiste kennis

Simone: ‘Belangrijk is dat de kwartiermaker kennis heeft over processen rondom voorbereiden, borgen en implementatie van technologie. Maar ook over hoe je projectmatig werkt en een project inricht. Natuurlijk helpt het ook dat er kennis aanwezig is over verschillende technologieën.’

Bevlogenheid helpt bij kennis

Simone: ‘Een goede kwartiermaker beschikt niet alleen over kennis vanuit ervaring. Hij is ook geboeid vanuit intrinsieke motivatie. Door die bevlogenheid verdiept de kwartiermaker zich vanzelf in bijvoorbeeld wetgeving, financiering, strategie en weet hij dus ook wat er nodig is in de verschillende stappen van het proces. De bevlogenheid komt onder andere voort uit een overtuiging van het belang en de rol die technologie inneemt en steeds meer in gaat nemen. Het gaat echt over visie op langere termijn.’

17. Kan flexibel met een planning omgaan

Eva: ‘Bij ons liep de planning behoorlijk uit. Voordat we begonnen met de Innovatie-impuls had Tragel te maken met een Noro-uitbraak. Toen dat onder controle was, konden we opstarten, waarna de coronacrisis begon. Omdat de zorg op dat moment andere prioriteiten had, kwam alles tot stilstand. Dit maakt wel duidelijk dat de zorg onvoorspelbaar is. Daarom is het slim om je in een planning altijd flexibel op te stellen.’

De rust bewaken als dingen anders gaan

Simone: ‘Het is inderdaad belangrijk om niet op voorhand alles af te dichten. Je hebt nou eenmaal te maken met een praktijk waarin dingen anders lopen dan verwacht. Dan is het belangrijk dat een kwartiermaker de rust bewaakt en weet te relativeren. Door goed te kijken waar de nieuwe situatie om vraagt. Wanneer er een interventie nodig is, zal hij dit niet alleen bedenken en toepassen. Hij zal dan eerder aan het projectteam vragen: “Wat kunnen we hieraan doen?”

Over de Innovatie-impuls

Met de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg van het programma Volwaardig leven wil het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) het voor cliënten en zorgverleners gemakkelijker maken om technologie toe te passen. Vilans en Academy Het Dorp coördineren het programma en voeren het uit.
Lees verder

Reageer op deze pagina

JOUW REACTIE
Wil je een link invoegen in de tekst? Zet de link tussen vierkante haken: [www.kennispleingehandicaptensector.nl]





Cookies op de website van Kennisplein Gehandicaptensector

Kennisplein Gehandicaptensector gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren.
Ik ga akkoord met het plaatsen van cookies (inclusief tracking cookies).
Niet akkoord en lees meer