Pak de informatie uit etappe 11 er nog eens bij. Aan het slot van deze etappe heb je namelijk samen met de leverancier en de ICT-afdeling de randvoorwaarden, de mensen en benodigdheden opgesteld en vooral ook de knelpunten bij een volledige integratie in kaart gebracht. Je hebt toen ook vastgesteld welke knelpunten je opgelost moet hebben, zodat de hele organisatie de technologie kan gaan gebruiken.
Etappe 14: Organiseer de technische implementatie
Tijdens deze etappe zorg je ervoor dat de technologie inzetbaar wordt in de hele organisatie. Je sluit de technologie op andere systemen aan, bijvoorbeeld op het cliëntendossier, om na te gaan of de data-uitwisseling goed verloopt.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Je hebt in etappe 11 de techniek getest in de testomgeving. Wat daar werkte, wil je ook in de werkelijkheid van de dagelijkse praktijk goed functionerend hebben. Dit ga je na door de diverse systemen in de leefomgeving van de cliënten te plaatsen en de systemen op een goede manier met elkaar te verbinden. Zo kan je controleren of alle functies ook in de daadwerkelijke situatie goed werken en de uitwisseling van gegevens en signalen gaat zoals verwacht.
Zo pak je het aan
De voorbereiding van de technische integratie en implementatie is al begonnen in etappe 11. Hoe uitgebreider je daar te werk bent gegaan, hoe minder tijd je tijdens deze etappe nodig hebt. Voor de voorbereiding en planning heb je een paar weken nodig. De uitvoering hangt af van de complexiteit van de integratie en kan daardoor variëren tussen een paar weken en een paar maanden. Je sluit af met een testweek.
Betrek hierin de mensen die nodig zijn voor de technische implementatie. Is jullie gekozen oplossing een hardware-toepassing? Dan is het slim om ook iemand van vastgoed of jullie facilitaire afdeling te vragen. Dit omdat er bijvoorbeeld kabels getrokken moeten worden, of omdat het nodig is om dingen aan de muur of het plafond te bevestigen. Zorg ook voor de aanwezigheid van iemand uit het zorgteam van de locatie. Diegene kent immers de manier van werken en gewoontes van de cliënten, waardoor je daar in de planning rekening mee kan houden. Spreek met de ICT-afdeling af wie er nog meer aanwezig moeten zijn. Bijvoorbeeld een netwerkspecialist van het bedrijf dat de internetaansluitingen in de organisatie verzorgt.
Hier zijn de mensen uit het samengestelde team uit de vorige stap bij aanwezig. Breng tijdens de planningsbijeenkomst de activiteiten in kaart. Maak onderscheid in activiteiten voor de hele organisatie en activiteiten die op elke locatie of in elk team plaatsvinden. Ook zijn er onderdelen die je vooraf helemaal kunt plannen en uitvoeren. Denk hierbij aan het inrichten van een server, of de opname van een app in de bibliotheek van het ‘mobile device management’.
Pas het bij etappe 12 ontwikkelde draaiboek per locatie aan. Hierin neem je alle activiteiten op die voor de technische implementatie moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld een app beschikbaar maken op de smartphones van alle zorgverleners en cliënten. Je stelt hiermee het uitvoeringsteam van een locatie in staat om dat mee te nemen in hun draaiboek en planning.
Het verbinden van systemen is soms ingewikkeld, soms relatief eenvoudig. Belangrijkste is dat je de cruciale knelpunten, waarvan je hebt afgesproken dat je die minimaal móet oplossen voor de echte start, nu extra aandacht geeft. En dat je wederom afsluit met een (technische) test. Neem daarvoor ruim de tijd, bijvoorbeeld een week om alle functies te testen. Je kunt daarvoor hoogstwaarschijnlijk de testopzet gebruiken die je in etappe 11 al ontwikkeld hebt. Ga met je projectteam na dat alles werkt zoals vooraf bepaald.
Overtuigd van een goede werking? Dan ben je klaar om te starten met cliënten en medewerkers. Waarschijnlijk had je de start van het eerstvolgende zorgteam of de volgende locatie al gepland. Het voordeel is dat je door deze etappe goed bent voorbereid. Nu de technologie én geïntegreerd én getest is, weet je ook zeker dat deze werkt.
Dit is wat je bereikt
Het belangrijkste is dat de mensen die gaan werken met de nieuwe oplossing vertrouwen krijgen dat de technologie doet wat het moet doen. Goed technisch functioneren van de technologie is daarbij essentieel. Het doorlopen van de stappen brengt je deze concrete resultaten:
- Geteste technologie die werkt en goed is geïntegreerd in het ICT-netwerk.
- Een draaiboek met handelingen die de ICT-afdeling per locatie gaat uitvoeren voor de volgende fase.
- In het draaiboek per locatie opgenomen handelingen voor het lokale 'uitvoeringsteam' voor het probleemloos toepassen van de technologie.
