Hoe zorg je ervoor dat technologie straks een goedlopend onderdeel is van de dagelijkse routine? Daarvoor is het bijvoorbeeld slim om een kick-off-bijeenkomst voor het eerste gebruik te organiseren. In het voorbeeld draaiboek zie je dit soort stappen als optie staan. Het grootste deel van het draaiboek kun je zelf vormgeven. Daarna toets je dat met het projectteam. Kijk daarbij niet alleen naar de taken die het team gaat uitvoeren, maar ook naar de dingen die het team nodig heeft.
Etappe 12: Het eerste echte gebruik met eindgebruikers
Het is zover, na alle voorbereidingen kunnen de eerste gebruikers aan de slag met de technologie. In deze laatste etappe van de fase ‘Kleinschalig uitproberen’ profiteer je van alle eerder verzamelde informatie. Je gaat de eerste versie van je draaiboek maken én gelijk toepassen.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Aan het einde van deze etappe ga je met elkaar een paar beslissingen nemen die belangrijk zijn voor het vervolg. Levert de technologie ook echt het effect op waar gebruikers behoefte aan hebben? Kunnen jullie al de vervolgstap maken naar de ingebruikname van de technologie door alle beoogde gebruikers binnen jouw organisatie? Of zijn er nog meer voorbereidingen nodig?
Zo pak je het aan
De eerste stappen vragen om een paar korte bijeenkomsten binnen een periode van 2 tot 4 weken. De uitvoering van het draaiboek, kost je 8 tot 12 weken. Hierbij is de benodigde tijd afhankelijk van hoe snel je iets over het effect van de technologie kunt zeggen. Daarna organiseer je nog 1 bijeenkomst om alles te evalueren en na te gaan of jullie klaar zijn voor de volgende fase.
Op de locatie waar je aan de slag gaat, creëer je samen met het zorgteam een uitvoeringsteam. Zij zijn met het projectteam samen verantwoordelijk voor de uitvoering van het draaiboek. Ga met je projectteam en het uitvoeringsteam door de hele planning en aanpak voor dat team heen. Staat alles erin? Snapt iedereen de eigen rol en die van de collega’s? Weten medewerkers alles wat zij moeten weten? Beschikken zij over alle middelen om te kunnen doen wat zij moeten doen? Zo ja, dan kunnen jullie aan de slag. Uitgangspunt is steeds: klein starten bij één tot enkele afdelingen/teams en met de opgedane kennis opschalen. Daarom maak je al gelijk een draaiboek waarin je de implementatiewerkwijze vastlegt. Dit draaiboek wordt steeds aangescherpt op basis van voorgaande ervaringen en wordt vervolgens per afdeling/team op maat gemaakt waar nodig.
Dit is de eerste stap uit je draaiboek. Bekijk nog eens de inclusie- en exclusiecriteria en bespreek die met de teamleden. Bestaat er twijfel over welke cliënten geschikt zijn? Het advies is dan om evengoed met het eerste gebruik aan de slag te gaan, om te leren inschatten voor wie en in welke omstandigheden de technologie wel of niet werkt. Laat medewerkers de inzichten vastleggen én verwerk ze in de inclusie- en exclusiecriteria. Hierdoor leren teams die later starten sneller voor wie zij het kunnen inzetten.
De kunst is nu om het allemaal ook echt in de praktijk te brengen. Ga nog even na of alle benodigde hulpmiddelen klaar en beschikbaar zijn. Houd dan een kick-off met je team en geef uitvoering aan je trainings- en ondersteuningsplan.
Eindelijk! Dit is het moment waar je op hebt gewacht. Bij de inzet van de technologie is het verstandig om daar in eerste instantie zelf bij te zijn. Observeer of je draaiboek klopt en de stappen elkaar nog steeds logisch opvolgen. Daarnaast observeer je het effect van de ingezette materialen en trainingen en natuurlijk het effect van de technologie op de gebruiker. Doordat je er zelf bij bent, kun je snel bijstellen, zodat volgende cliënten gelijk het voordeel van de verbeterde aanpak ervaren. De successen en de mislukkingen leg je vast in de project- en activiteitenplanning.
Werkt het eerste zorgteam inmiddels al wat langer met de technologie? Dan is het nu een mooi moment om met iets meer afstand naar alle onderdelen te kijken. Evalueer het draaiboek, de inclusie- en exclusiecriteria, de training, je procesbeschrijvingen en de tot nu toe gemaakte hulpmiddelen. Heb je ze kunnen inzetten zoals bedoeld en hadden ze het verwachte positieve effect? Bekijk hierbij vooral nog eens naar de eerder gemaakte service blueprint. Leg je bevindingen vast in de project- en activiteitenplanning en besluit wat je gaat aanpassen. Mogelijk herhaal je van een aantal eerdere etappes wat stappen, zodat je je inzet – en je draaiboek – verder kunt verfijnen en klaar bent voor een volgend zorgteam.
Aan de hand van de evaluatie besluit je samen met het eerste uitvoeringsteam, je projectteam en de opdrachtgever of jullie verder kunnen. Stel daarbij expliciet de vraag: ‘Heeft de technologie het gewenste effect voor de gebruiker opgeleverd?’ Neem daarin ook de uitkomsten van de testen mee uit etappe 11, het eventuele onderzoek dat je hebt voorbereid in etappe 10 en de informatie uit de use cases. Ga ook na of jullie al de vervolgstap kunnen maken naar de ingebruikname van de technologie door alle beoogde gebruikers binnen jouw organisatie.
Dit is wat je bereikt
Het belangrijkste is dat je aan het einde van deze etappe bepaalt of en hoe je verder gaat. Dit omdat jullie inzicht hebben gekregen in welk effect de technologie op de gebruikers heeft. Daarnaast is er meer duidelijkheid over het effect van jullie voorbereidingen. Concrete resultaten:
- De eerste gebruikers die de technologie in hun dagelijkse zorg toepassen.
- Een uitgewerkt draaiboek dat je een eerste keer hebt toegepast.
- Een lijst met verfijningen die je nog gaat doorvoeren in de documenten die je tot nu toe ontwikkeld hebt.
