Net als aan het einde van fase 1, kijk je ook nu weer even terug met je projectteam op wat je tot nu toe allemaal al bereikt en geleerd hebt. Loop met elkaar de resultaten en geleerde lessen van de etappes van fase 2 en fase 3 na. Een aantal punten uit deze fases bespreken we in de volgende stappen.
Etappe 16: Pas je projectplan aan voor opschaling
In deze afsluitende etappe van fase 3 zorg je dat je straks helemaal klaar bent voor de toepassing van de technologie door alle beoogde gebruikers in je organisatie: de opschaling.
Waarom is deze etappe belangrijk?
In deze etappe controleer je nog eens of alles er is, of aan alle randvoorwaarden is voldaan en of je planning klopt. Dat laat je zien aan je opdrachtgever, zodat deze akkoord kan geven op de doelen en investeringen voor de volgende fase. Deze check zorgt ervoor dat je goed bent voorbereid en scheelt voor de mate waarop je verderop moet bijsturen in het proces.
Zo pak je het aan
Het kost je een dagdeel met je projectteam om de eerste stappen te doorlopen. Met de locaties ga je de volgorde afstemmen voor de ingebruikname van de technologie. Reken hier ongeveer 2 weken voor. De andere voorbereidingen in deze etappe kosten je daarna nog 2 weken tot 2 maanden. Dit laatste is afhankelijk van hoe strak je alles kunt plannen.
Kijk met elkaar terug naar de doelstellingen, het zorginhoudelijk vraagstuk en de use cases die jullie in kaart hebben gebracht in etappe 3. Vergelijk deze met de resultaten van de testen en de kosten en baten die je inzichtelijk wilt maken met de businesscase. Houdt het logisch verband met elkaar? Heb je al deze elementen voldoende in je draaiboek verwerkt? Kijk ook alvast vooruit. Zorg er straks voor dat je deze elementen laat terugkomen in de evaluatie met de gebruikers. Houd daarbij de borging van de technologie in gedachten. Dit houdt in dat het voor de gebruikers echt routine wordt om de technologie in te zetten. Wat moet daarvoor nog geregeld worden?
Je rondt met elkaar als projectteam deze fase af en de volgende fase vraagt weer het nodige van iedereen. Zo heeft het projectteam straks veel meer een ondersteuningstaak voor de uitvoeringsteams die met de technologie aan de slag gaan. Ook is het van belang dat het projectteam in de volgende fase zorgt dat de betrokkenheid in de organisatie hoog blijft. De belangrijkste vraag is dan ook of het huidige team dat ook in de volgende fase kan doen, of dat er andere of extra mensen nodig zijn. Hiervoor is het goed om de RASCI met elkaar nog eens na te lopen en te kijken of iedereen diens rol en takenpakket nog helder heeft.
Wat hierbij helpt is een check op de werk- en serviceprocessen die je in etappe 9 ontworpen hebt. Ga na of de mensen die er al mee werken, goed kunnen aangeven wat het verschil is tussen de oude en de nieuwe manier van werken. Plan het ophalen van verhalen in om nieuwe gebruikers en medewerkers te laten zien wat de ervaringen zijn. Werk hiervoor samen met collega’s van communicatie. Of vraag enthousiaste gebruikers, naasten of zorgverleners om mee te gaan naar locaties die nog moeten beginnen. Zij zijn namelijk je beste ambassadeurs.
Je hebt na de tweede fase en in de derde fase iedere keer je draaiboek per locatie verder aangescherpt. Ga na of je er nog eventuele inzichten uit de vorige stappen van deze etappe in moet verwerken.
Je hebt een groot deel van je planning staan, en je draaiboek per locatie is ook helemaal uitgewerkt. Nu voeg je aan de projectplanning toe welke locaties wanneer aan de beurt zijn. Dat doe je in afstemming met de betrokken contactpersoon van ieder zorgteam, waarbij je een globaal beeld geeft van wat dit van de teams vraagt. Zo help je hen in te schatten en aan te geven of er in de betreffende periode inderdaad voldoende aandacht beschikbaar kan zijn voor het succesvol inzetten van de technologie.
Maak daarin onderscheid tussen de projectkosten, de eenmalige en structurele kosten per team of locatie. Ga vooral de kosten van de locaties goed na. Locaties kunnen immers qua omvang, doelgroep en benodigde voorbereiding van elkaar verschillen.
Evaluaties zijn belangrijk om straks te weten of het project goed verloopt en focus te houden op de beoogde resultaten in de opschalingsfase. De uitkomsten gebruik je later voor je communicatie over het project aan belangrijke betrokkenen. Denk hierbij aan de raad van bestuur, het management, de cliëntenraad en andere collega’s. Zo werk je aan draagvlak voor de vernieuwing.
De voorgaande stappen van deze etappe zijn een goede leidraad voor het gesprek met je opdrachtgever om te laten zien dat je alles op orde hebt. Het is belangrijk om in het gesprek nadruk te geven aan de betrokkenheid van de raad van bestuur en het management in de komende periode. Zij zijn namelijk onmisbaar voor het draagvlak en de attentiewaarde in de organisatie. Het gesprek sluit je af met een formeel akkoord op de uitvoering van de volgende fase. Zorg dat je dit documenteert, zodat het, ook bij wisselingen van functionarissen, beschikbaar blijft.
Waarschijnlijk is dit al onderdeel van je communicatie- en contentplan, maar we willen het hier toch nog eens benadrukken. Het is namelijk een flinke mijlpaal die jullie met elkaar bereikt hebben! En voor de volgende fase is continue attentie nodig, zodat zoveel mogelijk mensen en betrokkenen het verhaal achter het project kunnen vertellen. Gebruik voor de communicatie ook de punten die je in de eerste stap van deze etappe met elkaar besproken hebt.
Dit is wat je bereikt
Aan het einde van deze etappe heb je alles nog een laatste keer doorlopen voordat alle beoogde teams en gebruikers de technologische oplossing gaan toepassen. Concrete resultaten:
- Hercontractering en eventuele bijstelling van je projectteam voor de volgende fase.
- Een volledig uitgewerkt projectplan, projectplanning en draaiboek per locatie, allemaal geaccordeerd door de opdrachtgever.
- Communicatie naar belangrijke betrokkenen over de afsluiting van deze fase en het starten van de volgende.
