Kijk met je projectteam even terug naar de eerste fase. Dit kan het gemakkelijkst aan de hand van het ‘Projectplan op één pagina’, omdat daarin de hoofdlijnen voor het vervolg staan. Heb je alle dingen die je wilt doen ook echt kunnen doen? Wat ging er in de uitvoering van de eerste fase goed en wat kon er beter? Formuleer de vervolgacties.
Etappe 6: Schrijf je projectplan
In de vorige etappes heb je het cliëntvraagstuk, de organisatie en de techniek beter leren kennen. Je hebt de best passende oplossing gekozen en je bent klaar voor de volgende fase! Nu kun je de eerste versie van je projectplan schrijven die je tijdens de volgende fases iedere keer aanpast aan de actuele situatie.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Deze etappe helpt je om alle verzamelde informatie overzichtelijk bij elkaar te brengen. Van daaruit werk je naar de eerste versie van je projectplan. Ook in de volgende fase heb je weer inzet van mensen en budget nodig om je resultaat te bereiken. Het projectplan helpt je om hierover in gesprek te gaan met je opdrachtgever en te zorgen dat je van je opdrachtgever ook een akkoord krijgt op de te behalen resultaten en de benodigde inzet aan mensen en middelen. Zo ga je goed voorbereid de volgende fase in.
Zo pak je het aan
Deze etappe vraagt enkele dagen schrijfwerk plus de doorlooptijd die nodig is om anderen input te laten geven op je plan.
Het afronden van fase 1 is een belangrijk moment om even goed bij stil te staan. Neem hier ook afdeling communicatie in mee. Vertel met een nieuw bericht wat er is bereikt en met wie en welke dingen jullie geleerd hebben. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een artikel of vlog.
Maak daarvoor gebruik uit de resultaten van de vorige etappes. Vooral deze hulpmiddelen zijn hierbij belangrijk:
Maak gebruik van het projectplanformat van je eigen organisatie en combineer dat met de inhoud uit eerdere etappes. Vul dit verder aan met de 'elementen projectplan’ Tijdens het schrijfproces ontdek je wat er mogelijk nog ontbreekt. Neem dit dan op als uitzoekacties in de planning van je volgende fase. Bij het schrijven houd je de informatie compact, concreet en samenhangend. Verwijs voor ‘meer informatie’ naar de ingevulde hulpmiddelen uit eerdere etappes die je als bijlagen opneemt. Geef je projectplan een versienummer en een datum.
Beschrijf de fasering en activiteiten voor de volgende fasen op hoofdlijnen, op dezelfde manier zoals je dat bij etappe 2 hebt gedaan. Hiervoor kun je het format activiteitenplanning gebruiken. Zet per fase de allerbelangrijkste resultaten in een planning. De volgende fase schrijf je wat meer gedetailleerd uit, bij voorkeur voor de eerstvolgende drie maanden. Verderop in het proces werk je de planning iedere keer weer bij op basis van je inzichten.
Nu ga je het projectplan bespreken met je projectteam en de belangrijkste betrokkenen, zoals de cliëntenraad. Geef ruimte voor het stellen van vragen zodat je dit kunt meenemen in het plan. Als je alles hebt verwerkt, kun je het plan bespreken met je opdrachtgever. Vraag om akkoord op de uitvoering van de volgende fase, inclusief de bijbehorende tijd, menskracht en budget.
Gefeliciteerd, wat een fantastische mijlpaal heb je met je team behaald! Vergeet niet om dit ook gepast te vieren. Betrek ook communicatie voor het delen van een bericht. Benoem hierin vooral weer even welk probleem het project kan oplossen en hoe dit bijdraagt aan kwaliteit van leven van mensen met een beperking. Stilstaan bij het ‘waarom’ maakt dat iedereen weer even scherp heeft waarom dit project een goed idee is.
Dit is wat je bereikt
Je krijgt onder andere zicht op de aanpak van je project, wie je daar allemaal bij nodig hebt, hoe je verdere planning eruit gaat zien en wat dat gaat kosten. Zo kun je zorgen dat je over de juiste mensen, tijd, budget en andere benodigdheden kunt beschikken. Concrete resultaten:
- Projectplan met probleemstelling, resultaten, activiteiten en planning op hoofdlijnen.
- Een go of een no go op de eerste versie van je projectplan door de opdrachtgever.
- Projectgroep met de juiste bezetting voor de uitvoering van de volgende fase.
