In ieder geval met een collega van ICT en een zorgprofessional. Zo krijg je een goed beeld van wat nodig is om van je eerste idee naar succesvolle toepassing met de cliënten in jouw organisatie te komen. En je hebt hiermee gelijk al twee mensen uit jouw organisatie betrokken.
Etappe 1: Aan de slag met je eerste idee
Je weet dat cliënten, naasten of medewerkers een probleem ervaren en je hebt een idee over een mogelijke oplossing. Tijdens deze etappe ga je dit idee toetsen en wat uitgebreider in kaart brengen. Dit doe je door samen met een paar cliënten en collega’s kort op te schrijven wat je wilt bereiken, met wie en waarom.
Waarom is deze eerste etappe belangrijk?
In deze etappe breng je het probleem goed onder woorden en schets je een eerste indruk van je aanpak. Je kunt dit vervolgens toetsen bij andere mensen binnen jouw organisatie. Denk aan zorgverleners, cliënten, naasten, ICT-mensen, communicatie en management. Omdat iedereen vanuit een ander perspectief kijkt, kom je zo tot een vollediger beeld.
Zo pak je het aan
In onderstaande omschrijving lees je hoe je etappe 1 uitvoert.
Belangrijk in je 'Projectplan op één pagina' is dat je met elkaar een goede eerste omschrijving maakt van het zorginhoudelijke vraagstuk. Ook geef je daarmee alvast een inkijkje in wat je wilt bereiken, wie je moet betrekken en welke middelen nodig zijn.
Gebruik de Persona Puzzel om zicht te krijgen op wie je belangrijke betrokkenen zijn. Voer met hen gesprekken over je idee en je projectplan. Dit heb je nodig om meerdere perspectieven mee te kunnen nemen in je aanpak. Ook creëer je zo draagvlak. Pas je plan weer aan op basis van wat je hebt gehoord.
Je hebt het budget en de namen van de mensen in je projectteam opgenomen in je projectplan. Vervolgens is het belangrijk om te zorgen voor een goede projectleider. Dit kan jij als initiatiefnemer zijn, maar ook iemand anders. De checklist kwaliteiten projectleider kan je bij deze keuze helpen. Daarnaast heb je een interne opdrachtgever nodig die het mandaat heeft om beslissingen te nemen over het project. Vervolgens is het aan de interne opdrachtgever om je projectplan schriftelijk goed te keuren, waarbij je akkoord krijgt op de benodigde tijd, menskracht en budget om de eerste fase uit te voeren.
Hierdoor is het ook bekend wie de rol van projectleider op zich neemt. Nu is het aan de interne opdrachtgever om je projectplan schriftelijk goed te keuren en jou tijd en budget te geven om de eerste fase uit te voeren.
Dit is wat je bereikt
Tijdens deze etappe krijg je zicht op de omvang en impact van je projectaanpak. Samen met anderen maak je een inschatting van wat het project betekent voor het leven van cliënten. Daarnaast geef je een idee van de gevraagde rol en bijdrage van verschillende betrokkenen binnen de organisatie. Concrete resultaten:
- Je getoetste ‘Projectplan op één pagina’.
- De interne opdrachtgever heeft je projectplan schriftelijk goedgekeurd. Je hebt tijd, menskracht en budget gekregen.
