Het lukt niet altijd, maar het loont zeker de moeite om het te proberen: vraag voorbeeldcontracten op van andere organisaties, of eerdere contracten van je eigen organisatie met vergelijkbare leveranciers. Haal er de elementen uit die je belangrijk vindt en bespreek deze alvast met het inkopende team. Daarnaast werkt het goed om vooraf te weten welke informatie je helder wilt hebben. Daarvoor hebben we belangrijke vragen bij contractvorming op een rij gezet.
Etappe 13: Contracteer je leverancier
In de laatste etappe van de vorige fase ‘Kleinschalig uitproberen’ hebben jullie met elkaar besloten dat de gekozen technologie in de hele organisatie wordt ingezet bij relevante doelgroepen. Een van de dingen die daarbij hoort, is een goed contract met je leverancier.
Je hebt al met de technologie gewerkt en weet dat deze oplossing geschikt zal zijn voor veel gebruikers in jouw organisatie. De verwachting is dat je een samenwerking voor een aantal jaren met de leverancier aangaat. Daarom is het nu tijd om vanuit alle perspectieven stapsgewijs de goede vragen te stellen aan de leverancier. Zo regel je de beste oplossing voor jullie cliënten en draag je zorg voor een goed tarief de komende jaren. Daarnaast regel je hiermee het onderhoud en de ondersteuning bij de start.
Zo pak je het aan
Voor deze etappe organiseer je een bijeenkomst van ongeveer 2 uur waaraan in ieder geval, jijzelf (als projectleider), de ICT-manager, de leverancier en de inkoper deelnemen. Vervolgens zul je enkele weken tot maanden nodig hebben om met elkaar de contracten uit te werken, afhankelijk van de complexiteit en de omvang.
Organiseer een kennismaking tussen het projectteam van de leverancier en je collega’s die verantwoordelijk zijn voor de technische integratie. Dit zorgt voor meer wederzijds inzicht en begrip. Met de Value Pursuit krijg je inzicht waar en hoe je voor elkaar van waarde kunt zijn en wat je daarvoor van elkaar nodig hebt. Denk daarbij aan hoe je samenwerkt, wat nodig is voor deze integratie en hoe je op de langere termijn zaken goed met elkaar organiseert zoals service en onderhoud.
Nu ga je met elkaar het contract opstellen en maak je afspraken over onderhoud en service met behulp van belangrijke vragen bij contractvorming. Dit leidt tot een Service Level Agreement die onderdeel van het inkoopcontract kan zijn. Ga na of je elkaar goed begrijpt. Verstaan we hetzelfde onder bepaalde termen? Het is helemaal niet erg als het totale proces 4 tot 6 weken duurt. Je werkt immers aan afspraken die wellicht 5 tot 10 jaar mee moeten gaan. Zorg dat je in het uiteindelijke contract de contracthouder, het versienummer en de datum expliciet benoemt, ook later bij een herziening. Zo weet iedereen in jouw organisatie wat de geldige versie is.
Vaak vergeten, maar heel belangrijk voor later: het goed en vindbaar opbergen van je contract. Sommige organisaties werken met een contractmanagementsysteem dat een seintje geeft als het contract aan herziening toe is. Beschikt jouw organisatie daar niet over? Zorg dan voor een centrale bestandsmap waarin het contract is terug te vinden. Belangrijk is dat de contracthouder weet wanneer het contract aan herziening toe is, bijvoorbeeld door een herinnering in diens agenda. De contracthouder kan bijvoorbeeld een zorgdirecteur zijn, of iemand van ICT of inkoop.
Dit is wat je bereikt
Je gaat langdurig samenwerken met de leverancier en met de technologie. Je wil daar goede afspraken over maken, en zeker weten dat je een partner hebt waarop je kunt terugvallen als het een keer tegenzit. Concrete resultaten:
- Een goede basis van samenwerking als gevolg van de Value Pursuit.
- Een wederzijds geaccordeerd contract met een bekende contracthouder.
- Een Service Level Agreement, waarin staat hoe je met elkaar omgaat wanneer er service van de leverancier nodig is.
