Toon zoekbalkToon menu

Etappe 13: Contracteer je leverancier

In de laatste etappe van de vorige fase ‘Kleinschalig uitproberen’ hebben jullie met elkaar besloten dat de gekozen technologie in de hele organisatie wordt ingezet. Een van de dingen die daarbij hoort, is een goed contract met je leverancier.  

Je hebt al met de technologie gewerkt en weet dat deze oplossing geschikt zal zijn voor veel gebruikers in jouw organisatie. De verwachting is dat je een samenwerking voor een aantal jaren met de leverancier aangaat. Daarom is het nu tijd om vanuit alle perspectieven stapsgewijs de goede vragen te stellen aan de leverancier. Zo regel je de de beste oplossing voor jullie cliënten en draag je zorg voor een goed tarief de komende jaren. Daarnaast regel je hiermee het onderhoud en de ondersteuning bij de start.  

Zo pak je het aan

Voor deze etappe organiseer je een eerste bijeenkomst van ongeveer 2 uur waaraan in ieder geval, jijzelf, de ICT-manager, de leverancier en de inkoper deelnemen. Vervolgens zul je enkele weken tot maanden nodig hebben om met elkaar de contracten uit te werken, afhankelijk van de complexiteit en de omvang.
1.Vraag voorbeelden van contracten op.

Het lukt niet altijd, maar het loont zeker de moeite om het te proberen: vraag voorbeeldcontracten op van andere organisaties, of eerdere contracten van je eigen organisatie met vergelijkbare leveranciers. Haal er de elementen uit die je belangrijk vindt en bespreek deze alvast met het inkopende team. Daarnaast hebben we in het document - kennisoverzicht, een aantal goede vragen op een rij gezet.
 


2.Regel een nadere kennismaking met de leverancier.

Organiseer een kennismaking tussen het projectteam van de leverancier en je collega’s die verantwoordelijk zijn voor de technische integratie. Dit zorgt voor meer wederzijds inzicht en begrip. Met de Value Persuit krijg je inzicht waar en hoe je voor elkaar van waarde kunt zijn en wat je daarvoor van elkaar nodig hebt. Denk daarbij aan hoe je samenwerkt, wat nodig is voor deze integratie en hoe je op de langere termijn zaken goed met elkaar organiseert zoals service en onderhoud.


3.Stel een contract en afspraken op over onderhoud en service.

Nu ga je met elkaar het contract opstellen en maak je afspraken over onderhoud en service in de Service Level Agreement (SLA). De SLA kan onderdeel zijn van het inkoopcontract, maar daar ook aanvullend op zijn. Belangrijkste is dat je nagaat of je elkaar goed begrijpt. Stel bijvoorbeeld vragen over termen. Verstaan we daar hetzelfde onder? Neem hier echt goed de tijd voor. Het is helemaal niet erg als hier 4 tot 6 weken overheen gaan, je werkt immers aan afspraken die wellicht 5 tot 10 jaar mee moeten gaan. Zorg dat je in het uiteindelijke contract de contracthouder, het versienummer en de datum expliciet benoemt, ook als het om een herziening gaat. Zo weet iedereen in jouw organisatie wat de geldige versie is.


4.Zorg voor een getekend contact en een goede opbergplek.

Vaak vergeten, maar heel belangrijk voor later: het goed en vindbaar opbergen van je contract. Sommige organisaties werken met een contractmanagement systeem dat een seintje geeft als het contract aan herziening toe is. Beschikt jouw organisatie daar niet over? Zorg dan voor een centrale bestandsmap waarin het contract is terug te vinden. Belangrijk is dat de contracthouder weet wanneer het contract aan herziening toe is, bijvoorbeeld door een herinnering in diens agenda. De contracthouder kan bijvoorbeeld een zorgdirecteur zijn, of iemand van ICT of inkoop.



Dit is wat je bereikt 

Het belangrijkste is dat de mensen die gaan werken met de nieuwe oplossing vertrouwen krijgen dat de technologie doet wat het moet doen. En dat er een betrouwbare partner is waarop je kunt terugvallen als het een keer tegenzit. Goed technisch functioneren van de technologie is daarbij essentieel. Concrete resultaten: 

  • Een goede basis van samenwerking als gevolg van de Value Pursuit. 

  • Een wederzijds geaccordeerd contract met een contracthouder. 

  • Een Service Level Agreement, waarin staat hoe je met elkaar om gaat wanneer er service van de leverancier nodig is. 

    Factoren die je scherp houden

    Lees verder


Ga naar de volgende etappe