Toon zoekbalkToon menu

Etappe 17: Voer je projectplan uit

In deze fase breid je de ingebruikname van de technologie uit naar alle teams en locaties van je organisatie. Hier bouw je een routine in op. Daarnaast organiseer je een aantal zaken voor de hele organisatie. Op dit laatste ligt de focus in deze 1e etappe van fase 4. 

Waarom is deze etappe belangrijk? 

Naast je draaiboek op elke locatie, heb je als projectteam nog een aantal aandachtspunten op projectniveau, zoals de constante informatievoorziening naar betrokkenen in jouw organisatie. Je zult steeds schakelen tussen lokale uitvoering en de projectmatige aanpak van het geheel. Deze etappe helpt je om scherp te blijven op de voornaamste aandachtspunten voor de hele organisatie en voer je gelijktijdig uit met etappe 18 ‘Borging per locatie’. 

Zo pak je het aan 

Je hebt, gedurende de totale looptijd, waarschijnlijk 1-2 dagen per week nodig voor de activiteiten die in het algemene projectplan staan. Daarnaast heb je tijd nodig om het draaiboek uit te voeren met de locaties. De onderstaande stappen hebben geen vaste volgorde en zijn vooral aandachtspunten die vaker terugkomen.


Verfijn de doelgroep.

Welke mensen werken wel of niet met de nieuwe technologie? Welke resultaten worden er per locatie gehaald? Continue monitoring hierop leidt tot aanscherping van de criteria voor inclusie en exclusie van je doelgroep en daarmee tot betere toepassing voor de teams die nog gaan komen. Het is goed dit ook nog eens te evalueren met de mensen die betrokken waren bij etappe 3 ‘Ken je gebruiker’. Ga na of je de technologie nog steeds in wilt zetten zoals je in die etappe hebt vastgelegd. Komt er een nieuwe mogelijke doelgroep naar voren? Pak dit dan pas op nadat je de ingebruikname voor de eerst bepaalde doelgroep hebt afgerond. Of start een apart project.


Verbeter het serviceproces.

Het serviceproces, zoals je dat in etappe 9 hebt ontworpen, is voor elke locatie hetzelfde. Wel heeft de serviceverlening voor cliënten en zorgverleners verdere opschaling nodig. In eerste instantie kon jullie projectteam waarschijnlijk het grootste deel van de vragen oppakken om ervan te leren. Wanneer de hele organisatie ermee aan de slag gaat, is dat niet meer mogelijk. Worden vraagstellers en bestellers nog snel genoeg geholpen door de eigen organisatie en de leverancier? Blijven er vragen openstaan die nog uitgezocht moeten worden? Zijn de oplossingen passend en bruikbaar voor de vraagstellers? Door dit na te gaan en te verwerken in je eerder opgestelde serviceproces, kun je de praktijk erop aanpassen.  


Monitor de zorgprocessen.

In deze fase gaan veel mensen met het nieuwe werkproces aan de slag zoals je dit in etappe 7 ‘Herontwerp het werkproces’ hebt ontworpen. Dit is een goed moment om de denkkracht van de zorgverleners nog eens te benutten en de verbetermogelijkheden die zij zien door te voeren in de processen. Denk er verder ook aan om de eerdere teams en locaties, die de technologie al toepassen, te informeren en te begeleiden bij deze wijzigingen. Zo kunnen zij ook weer beter verder.


Organiseer de introductie en intake van nieuwe gebruikers.

Een groot deel van het project staat in het teken van de huidige gebruikers in je organisatie. In deze fase van het project is het goed de nieuwe kennis ook op te nemen in de introductie van nieuwe medewerkers en de intake van nieuwe cliënten. Hierdoor zorg je dat de technologie structureel en nuttig wordt ingezet en voorkom je dat de effecten van je inspanningen na een poosje verwateren. Besteed ook aandacht aan hoe de teams en locaties bekend raken met deze processen.


Volg het verloop van het onderzoek.

Voor je businesscase verzamel je in deze fase onderzoeksgegevens. In etappe 10 en etappe 15 heb je uitgewerkt hoe je dit doet. Houd een vinger aan de pols in hoe dit gaat. Onderzoek vraagt namelijk vaak om extra inspanning van cliënten en medewerkers. Door hier wat begeleiding op te bieden kun je voor elkaar krijgen dat ze hier tijd voor vrijmaken. Blijf aandacht houden voor het benutten van de juiste meetmomenten zoals je dat hebt opgenomen in etappe 10. Dan weet je zeker dat je tot bruikbare resultaten komt.


Houd de organisatie betrokken.

Nu je druk bezig bent met de uitbreiding van de technologie naar alle teams, zul je wellicht minder aandacht voor andere stakeholders hebben. Terwijl het van belang is dat zij ook voldoende aandacht voor de vernieuwing blijven houden voor het behoud van draagvlak. Waarschijnlijk is dit onderdeel van je communicatie- en contentplan, maar we willen het hier toch extra nadruk geven. Houd aandacht voor nuttige onderwerpen voor communicatie en interactie met alle belangrijke stakeholders. Denk aan ervaringsverhalen van gebruikers, leveranciers, resultaten van het project en geleerde lessen.


Monitor en bespreek planning, financiën en het resultaat met de opdrachtgever.

Deze stap stond ook in de laatste etappe van de vorige fase, en is voor de vierde fase net zo essentieel. De stappen van deze etappe zijn een goede leidraad voor het gesprek met je opdrachtgever om te laten zien dat je alles op orde hebt. Het is en blijft belangrijk om in het gesprek nadruk te geven aan de betrokkenheid van de raad van bestuur en het management in de komende periode. Zij zijn namelijk onmisbaar voor het draagvlak en de attentiewaarde in de organisatie.


Rapporteer op robuustheid van de techniek.

Robuustheid gaat over stevigheid van een systeem en in hoeverre een applicatie gevoelig is voor storingen van buitenaf. Je hebt in etappe 10 de gebruiksvriendelijkheid van de technologie getest bij een kleine groep gebruikers. Later heb je ook de technische implementatie uitgevoerd. Nu je op veel grotere schaal de nieuwe technologie inzet, is het goed daarover met de huidige gebruikers in gesprek te gaan. Hoe ervaren zij de technologie zelf? Gebruik daar ook de meldingen en vragen uit het serviceproces voor. Rapporteer niet alleen intern, maar ook naar de leverancier en vraag ze de belangrijkste verbeteringen op te pakken.


Vier de afronding van het totaal.

Klaar. Dit is het moment dat alle locaties geweest zijn en je met elkaar kunt vieren dat zoveel mogelijk mensen met de technologie kunnen werken. Een fantastisch moment om de hele organisatie en alle stakeholders van op de hoogte te brengen. Geniet ervan, gefeliciteerd!


Dit is wat je bereikt 

Deze etappe voerde je gelijktijdig uit met etappe 18. Aan het einde van deze etappe is, op de eindevaluatie na, alles uitgevoerd binnen je project. Concrete resultaten: 

  • Juiste informatie naar en communicatie met de belangrijkste stakeholders.
  • Een serviceproces, introductie en intake die georganiseerd zijn en goed worden toegepast.  

Factoren die je scherp houden

Lees verder

Ga naar etappe 18