Wie heb je nodig en waarom? Kijk waar nodig weer even terug naar etappe 2 ‘Op naar een sterk team’ om hier een goed beeld bij te krijgen en waar nodig elementen uit deze etappe met het uitvoeringsteam te herhalen. Ze hebben als het goed is al gehoord over de vernieuwing door de projectcommunicatie uit eerdere etappes, maar realiseer je ook dat mensen druk zijn en niet alles hebben meegekregen. Neem ze dus nog even goed mee: van het eerste idee tot en met de voorbereidingen. Nodig eventueel een ambassadeur van een locatie uit, die al succesvol gestart is, voor het delen van ervaringen.
Etappe 18: Borging per locatie
In deze fase breid je de ingebruikname van de technologie uit naar alle teams en locaties van je organisatie. Je ondersteunt de teams met hetzelfde draaiboek dat je tijdens etappe 14, etappe 15 en etappe 16 hebt opgesteld. Deze etappe beschrijft de belangrijkste zaken die je met elk team opnieuw organiseert.
Waarom is deze etappe belangrijk?
Jouw voorwerk heeft geresulteerd in het draaiboek per locatie, dat je nu met de betrokkenen gaat uitvoeren. Dit zodat zoveel mogelijk gebruikers goed met de technologie kunnen werken. Je zult steeds schakelen tussen lokale uitvoering en de projectmatige aanpak van het geheel. Deze etappe helpt je om scherp te blijven op de ingebruikname van de technologie per locatie en vindt gelijktijdig plaats met etappe 17 ‘Voer je projectplan uit’.
Zo pak je het aan
Deze etappe herhaalt zich per locatie tot alle locaties klaar zijn. Per locatie heb je waarschijnlijk tussen de 3 en 6 maanden nodig. De totale duur is dan afhankelijk van hoeveel locaties tegelijk kunnen starten met de technologie en de mogelijke mate van overlap.
Neem met het lokale uitvoeringsteam het hele draaiboek door, loop alle activiteiten na en pas die waar nodig aan. Maak met elkaar doelstellingen, resultaten en data voor de locatie concreet. Tip is om niet alleen van voor naar achter door de planning te lopen, maar ook andersom. Dan zie je vaak weer andere (knel)punten. Koppel namen van mensen van de locatie aan de activiteiten en maak de eenmalige en structurele kosten voor de locatie inzichtelijk.
Maak met elkaar een lijst van alle cliënten waar het team voor zorgt. Maak gebruik van de persona of persona’s uit etappe 3 om mensen te kiezen die mogelijk geschikt zijn. Pak daar de lijst bij met inclusie- en exclusiecriteria uit etappe 7. Zijn er ook mensen die waarschijnlijk niet geschikt zijn? Beschrijf dan waarom jullie denken dat dat zo is. Zo verfijn je de in- en exclusiecriteria steeds verder.
Weet dat dit tussen de 3 en 6 maanden kan duren. Dit is mede afhankelijk van de complexiteit van de technologie en de omvang van het zorgteam of de locatie. Houd daarbij vooral de borging van de technologie in gedachten. Dit houdt in dat het voor de gebruikers écht routine wordt om de technologie in te zetten. Pas daar je begeleiding en ondersteuning van de mensen continu op aan en bespreek wat ze daarvoor nodig hebben. Let er daarbij goed op wat daarvoor op de locatie zelf geregeld moet worden.
Zet doelstellingen voor de locatie, medewerkers en cliënten op de agenda van het teamoverleg en bespreek de voortgang, zodat iedereen goed op de hoogte blijft. Maak de uitvoering van het project op locatie aantrekkelijk. Vier bijvoorbeeld de start met de eerste cliënt en het zorgteam, wat ook weer een mooi communicatiemoment oplevert. Meet en observeer het resultaat, ook als het niet lukt, zodat anderen ervan leren. Bijvoorbeeld door op te schrijven waarom een bepaalde gebruiker die geschikt leek dat toch niet bleek te zijn. Blijf ook hier weer aandacht houden voor de juiste meetmomenten zoals je die hebt opgenomen in etappe 10, zodat je zeker weet dat je bruikbare resultaten krijgt.
De medewerkers van de locatie hebben ook een taak om nieuwe cliënten op de hoogte te brengen van de nieuwe technologie en eventueel het gebruik ervan aan hen te leren. Ook is het belangrijk dat zij nieuwe collega’s op weg helpen zodat die medewerkers ook weten hoe ze de oplossing kunnen toepassen in het werkproces. Zorg dat de medewerkers van de locatie op de hoogte van hun rol en verantwoordelijkheid zijn. Bekijk voor deze stap ook nog eens de opgestelde documentatie uit etappe 7 ‘Herontwerp het werkproces’ en etappe 9 ‘Ontwerp de ondersteuning van je collega’s en cliënten’.
Evalueer met je uitvoeringsteam over wat je tot nu toe allemaal al bereikt en geleerd hebt. Loop met elkaar de resultaten uit het draaiboek na, ook de successen en mislukkingen. Waarom was iets een succes of mislukking? Leg de feedback vast in je project- en activiteitenplanning. Hiermee kun je namelijk de aanpak, samenwerking, processen en criteria waar nodig verder verfijnen. Deel dit met je centrale projectgroep. Ga na of er ambassadeurs zijn die willen helpen om andere zorgteams weer op gang te helpen. Denk eraan de successen en uitkomsten te gebruiken voor je communicatie naar de stakeholders.
Dit is wat je bereikt
Je hebt alles uitgevoerd met het uitvoeringsteam en alle cliënten en medewerkers van één locatie zodat zij goed met de technologie kunnen werken. Ook heb je belangrijke stappen gevierd. Deze etappe herhaal je tot alle locaties zijn geweest. Concrete resultaten:
- Een uitvoeringsteam per locatie met een uitgewerkt draaiboek op datum.
- Locatie-specifieke resultaten voor de uitvoering, met aandacht voor de resultaten voor de zorgverlener en de cliënt.
- Een evaluatie van de uitvoering op deze locatie en feedback voor het projectteam en andere locaties.
