Succesvol opschalen van zorgtechnologie vraagt een organisatiebrede aanpak waarbij verschillende randvoorwaarden op orde moeten zijn. Het Lippitt-Knoster model voor complexe veranderingen helpt om deze voorwaarden in beeld te brengen. Volgens dit model zijn zes bouwstenen nodig om een organisatieverandering succesvol te laten verlopen: visie, consensus (draagvlak), vaardigheden, drijfveer (motivatie), middelen en een actieplan. Ontbreekt één van deze onderdelen, dan ontstaan problemen. Zonder visie ontstaat bijvoorbeeld verwarring, zonder vaardigheden onzekerheid en zonder middelen frustratie. Het model biedt daarom een praktische leidraad om zorgtechnologie stap voor stap op te schalen en duurzaam te verankeren in de organisatie.

De gids Opschalen van inzet en gebruik van zorgtechnologie in de gehandicaptenzorg van de Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg wijst programmamanagers, MT en bestuurders op wat hen én de organisatie te doen staat bij het opschalen van technologie. Hieronder lees je een samenvatting op hoofdlijnen. Wil je meer verdieping aan de hand van casussen en bronnen? Download dan de volledige gids.

Zes bouwstenen voor succesvolle opschaling

Hieronder lees je welke zes bouwstenen belangrijk zijn om zorgtechnologie succesvol op te schalen binnen de organisatie. Dit zijn de visie, consensus, vaardigheden, drijfveer, middelen en een actieplan. Consensus en drijfveer worden in één onderdeel behandeld.

Visie

Een gedeelde visie geeft richting aan de inzet van zorgtechnologie. De visie maakt duidelijk waarom de organisatie zorgtechnologie inzet, waar de organisatie naartoe werkt en wat de inzet moet opleveren.

Belangrijke aandachtspunten:

• Verbind zorgtechnologie aan de bestaande zorgvisie (inclusie, persoonsgerichte zorg, kwaliteit van leven, zelfredzaamheid).
• Bepaal welke rol technologie speelt in zorg en ondersteuning. 
• Ontwikkel de vernieuwde visie samen met het bestuur, MT, (zorg)professionals, cliënten, naasten en ondersteunende diensten zoals ICT, HR en de OR.
• Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor keuzes, financiering en uitvoering. Lees meer over leiderschap en eigenaarschap.
• Creëer met de visie duidelijkheid bij medewerkers en cliënten: “Zo doen we dat met zorgtechnologie!
• Gebruik de visie als toetssteen. Stop projecten die niet bijdragen aan de visie en geef programma’s die wel bijdragen meer ruimte en middelen om succesvol te kunnen zijn.
• Zorg dat de visie duidelijk, inspirerend en haalbaar is en zich richt op de lange termijn.

Voorbeeld: InteraktContour is een organisatie die mensen met hersenletsel gespecialiseerde begeleiding, behandeling en zorg aanbiedt. Dit met inzet van de nieuwste technologie. (Zie Koersplan InteraktContour 2024 – 2028).

Consensus en drijfveer

Om zorgtechnologie een vanzelfsprekend onderdeel van de zorg te maken, is het belangrijk dat iedereen binnen de organisatie begrijpt waarom technologie wordt ingezet en wat dit oplevert. Consensus gaat over een gezamenlijke koers en gedeeld begrip. Drijfveer gaat over de motivatie om mee te doen aan de verandering.

Het gaat erom dat iedere medewerker – vanuit de visie – weet waarom de organisatie technologie inzet, waar iedereen naartoe werkt én dat gebruik van technologie niet vrijblijvend is. Alle zorgdirecteuren, regio- en locatiemanagers en teamleiders dragen dit uit. Leiderschap en communicatie zijn essentieel. Lees meer over leiderschap of lees meer over communicatie in de InnovatieRoute.

Bij verandering weet iedere medewerker wat de toegevoegde waarde van die verandering is. Bij de inzet van zorgtechnologie zien en ervaren medewerkers wat de technologie oplevert voor:
• cliënten, bijvoorbeeld meer zelfstandigheid, meer comfort of minder onrust;
• medewerkers, bijvoorbeeld minder tijd kwijt met rapporteren en verschoningen, minder escalaties op de groep;
• de organisatie, meer efficiëntie van zorg en daardoor ook meer arbeidsondersteuning en werkplezier.

Meerjarig opschalingsprogramma

Een meerjarig opschalingsprogramma helpt om focus aan te brengen. Hierin staan de doelen, prioriteiten en activiteiten die bijdragen aan de visie van de organisatie.

Belangrijke aandachtspunten:

• Stel een meerjarig opschalingsprogramma op, met het MT als opdrachtgever.
• Breng losse projecten en initiatieven samen in één organisatiebrede aanpak.
• Vorm een opschalingsteam met vertegenwoordigers uit (bijna) alle geledingen.
• Besteed aandacht aan het fundament: randvoorwaarden, bekostiging en aanpak.
• Maak duidelijk welke meerwaarde technologie heeft voor cliënten, medewerkers en de organisatie en betrek medewerkers, cliënten en naasten bij de ontwikkeling en uitvoering van plannen.
• Maak rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap helder.
• Toon zichtbaar leiderschap en draag de boodschap organisatiebreed uit.

Vaardigheden

Technologie kan pas effectief worden ingezet als medewerkers zich bekwaam en comfortabel voelen in het gebruik ervan. Gebrek aan vaardigheid leidt vaak tot onzekerheid en weerstand, wat de implementatie van innovatie vertraagt en het risico op uitval vergroot.

Vaardigheden zijn niet alleen relevant voor zorgmedewerkers: opschalen leidt bij veel functies tot nieuwe taken. Daarbij gaat het niet alleen om digitale vaardigheden, maar ook om het vermogen om technologie passend in te zetten en nieuwe werkwijzen te omarmen.  Dit vraagt om een strategische aanpak waarin scholing, inwerken van nieuwe medewerkers en het behouden van kennis en kunde geborgd zijn.

Belangrijke aandachtspunten:

• Formuleer beleid over de kennis en vaardigheden die van medewerkers worden verwacht.
• Versterk digitale vaardigheden binnen de organisatie en investeer in scholing, coaching en ondersteuning op de werkvloer.
• Betrek hierbij ook cliënten, naasten en vrijwilligers.
• Ontwikkel beslisvaardigheden: welke technologie past bij welke vraag van een cliënt?
• Help teams om anders te leren werken en veranderingen te begeleiden.
• Vergroot project-, implementatie- en veranderkundige vaardigheden.
• Stimuleer samenwerking tussen zorg, ICT, beleid en andere ondersteunende afdelingen.

Middelen

Voor duurzame opschaling zijn voldoende middelen nodig. Denk aan tijd, budget, de inzet van medewerkers, kennis en een betrouwbare technische infrastructuur. Zonder deze randvoorwaarden ontstaat frustratie: medewerkers willen wel, maar kunnen niet.

Bij het opschalen van zorgtechnologie worden de vraagstukken complexer. Het gaat niet meer om de financiering van één project, maar om structurele inbedding van technologie in beleid, organisatie en bekostiging.  De inzet van middelen bij opschaling kent meerdere dimensies: van techniek tot mensen, van geldstromen tot samenwerking. Deze onderdelen versterken elkaar. Zonder goed ICT-fundament geen betrouwbare data, zonder data geen inzicht in waarde, zonder structurele financiering geen continuïteit, en zonder samenwerking met zorgkantoor en inkoop geen schaalbaarheid.

Belangrijke aandachtspunten:

• Zorg voor een stabiele, veilige en toekomstbestendige ICT- en data-infrastructuur en regel beheer, ondersteuning, privacy en informatiebeveiliging.
• Maak duidelijke afspraken met leveranciers over service, ondersteuning en doorontwikkeling.
• Gebruik data om gebruik van technologie mogelijk te maken en effecten en resultaten zichtbaar te maken.
• Zorg voor structurele financiering en neem technologie op in meerjarenbegrotingen.
• Werk samen met zorgkantoren en gemeenten als strategisch partner.
• Benut strategische inkoop.

Actieplan

Het actieplan vormt de brug tussen strategie en uitvoering. Hierin staat welke stappen de organisatie zet om zorgtechnologie op te schalen, wie verantwoordelijk is en hoe de voortgang wordt gevolgd. Door regelmatig te evalueren en bij te sturen blijft de organisatie leren en verbeteren. Zónder actieplan ontstaat versnippering en verlies van draagvlak; mét actieplan kan iedereen de stappen volgen, wat vertrouwen geeft dat de verandering haalbaar is.

Belangrijke aandachtspunten:

• Werk met een cyclische aanpak – Plan, Do, Check, Act.
• Koppel het actieplan aan de visie,strategie en organisatiedoelen.
• Maak resultaten concreet en meetbaar.
• Werk vanuit een meerjarenplan en roadmap.
• Maak duidelijk welke rol bestuur, management, ondersteunende diensten en teams hebben.
• Monitor de voortgang en bespreek resultaten regelmatig.
• Borg succesvolle werkwijzen in beleid, processen en reguliere functies.
• Gebruik evaluaties en ervaringen om plannen en werkwijzen verder te verbeteren.

Een voorbeeld van een overzicht van verantwoordelijkheden en taken is te vinden in het Stappenplan Implementatie Slimme Continentiezorg. Een methode om hierbij te helpen is de PersonaPuzzel in de InnovatieRoute.

Lees meer

• Wil je meer verdieping? Download de gids 'Opschalen inzet en gebruik technologie in gehandicaptenzorg'
• Grootschalig in gebruik nemen, doel 5 van de InnovatieRoute.
• Voor het stap voor stap implementeren van zorgtechnologie, is er de InnovatieRoute.